Cuando preparas una formación pones tanto esfuerzo en la elaboración de los temas, las presentaciones, la convocatoria de los asistentes y la planificación en general, que cuando llega el momento necesitas que todo salga según lo esperado.
Por este motivo es importante minimizar riesgos estando en cada detalle, por supuesto que puede haber alguna contingencia, pero lo importante es poder mitigar cualquier situación que se presente de la mejor manera posible.
Uno de los puntos más importantes para una formación presencial es el lugar donde se va a desarrollar, si el curso de formación que has preparado es excelente pero el lugar elegido no es el adecuado el esfuerzo puesto puede terminar siendo inútil.
¿Cómo saber si el espacio es adecuado para un curso de formación?
El tipo de sala y disposición de esta dependerá del tipo de formación, cantidad de asistentes y los objetivos propuestos.
Por este motivo antes de buscar un lugar, es vital tener en claro estos tres factores. Pero, además, deberás considerar:
- La duración de la formación. ¿Cuántos días a la semana serán? ¿Se trata de un programa intensivo? ¿Asistirán también los fines de semana?
- Necesidades puntuales en cuanto a equipamiento tecnológico y el personal.
- Ubicación y conectividad, todos los asistentes deben poder llegar con facilidad.
Tips para elegir la mejor sala
- Verifica el lugar personalmente: visita con antelación el lugar siempre que sea posible, las fotografías están bien para una primera idea, pero es importante estar en el espacio y ver si se ajusta realmente a lo que necesitas.
- Comprueba la capacidad de la sala, sobre todo si harán dinámicas donde sea necesario moverse. La sala debe ser lo suficientemente amplia y cómoda para que un grupo pueda estar varias horas sin sentir agobio.
- No olvides la importancia de la Iluminación, si puedes elegir una sala con luz natural no lo dudes. La entrada de luz natural ayuda al ánimo y cuando las personas se sienten bien trabajan mejor. De todos modos, una sala con una luz artificial de calidad también es una buena opción.
- Asegúrate de que tenga el equipamiento indicado: proyector, flipchart, conexión Wifi de alta velocidad y también el mobiliario, por ejemplo, las sillas deben ser lo más confortable posibles.
- Chequeo previo: aunque el día de la visita todo esté bien, una vez reservada la sala, asegúrate de ir unos minutos antes para comprobar las conexiones porque siempre puede haber algún fallo técnico. Algo básico es probar: altavoces, ordenador y proyector.
- Pregunta por los servicios adicionales: ¿las salas cuentan con personal administrativo? ¿el personal puede recibir a los asistentes? ¿ofrecen servicio de catering? ¿pueden proveer de algunos materiales como folios y bolígrafos?
Disposición correcta de la sala coworking
El orden de la sala y la ubicación de las personas no son datos menores. Si la disposición no es acorde a los objetivos y actividades propuestas en la formación es probable que se experimenten problemas en la participación
Hay muchas opciones a la hora de disponer los asientos y mesas en las salas. Te compartimos las configuraciones más habituales que ofrecemos en Inspira Workspaces.
- En forma de “U”: las sillas se disponen en forma de U alrededor de una mesa ubicada en el centro o de un espacio abierto. Esta configuración permite que los participantes se vean fácilmente y potencia la comunicación entre las personas dando lugar a discusiones abiertas. El principal uso del montaje en forma de u es para hacer dinámicas de grupo y cursos formativos.Como formador tendrás la ventaja de poder moverte libremente, así como acercarte y establecer una conexión más personal.
- Formato reunión: todos los asistentes se sientan alrededor de una mesa amplia. Esta configuración es útil para reuniones de equipo, discusiones y actividades de creatividad o de resolución de problemas. Es probable que este tipo de configuración sea un poco limitante en cuanto a espacio, tanto para los asistentes como para los formadores.
- Formato escuela: es el más utilizado para formaciones, consiste en la clásica distribución que se puede ver en los colegios, con sillas ubicadas una detrás de la otra y mesas que pueden ser para uso individual o compartido. Puede suponer una desventaja si se necesita interacción.
- Formato teatro: la disposición es exactamente la misma que en escuela, pero con la diferencia de que solamente hay sillas. Se utiliza frecuentemente para presentaciones o conferencias. La ventaja es que permite un mayor número de personas, la desventaja es que no hay tanta participación, los asistentes son más bien oyentes.
Formación y comida
¿Es necesaria la comida en una formación? Eso dependerá de cada formación, pero si podemos decir que es una elección inteligente.
Lo esencial es incluir al menos una botella de agua por participante. Luego puedes ofrecer también café, algunos snacks saludables o fruta, esto ayuda a que la gente mantenga el foco sin la necesidad de tener que preocuparse porque ya tiene todo lo que necesita en la sala.
Para esto la mejor opción es elegir lugares que ofrezcan también servicio de catering y si el espacio elegido tiene una terraza donde poder salir un momento o inclusive comer allí, mejor aún.
En Inspira Workspaces tenemos experiencia en la organización de reuniones y formaciones con servicio de coffee y lunch.
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