¿De qué trata el post de hoy? Vamos a aprovechar para describir lo que realmente significa una «oficina virtual» y cuáles son todas las ventajas que puede aportar a tu negocio. De igual forma, y como factor aparejado, describiremos el significado del servicio de «domiciliación» y todo el tiempo y coste que puede hacerte ahorrar en tu empresa.
¿Qué es una «Oficina Virtual»?
Oficina virtual, una formula flexible para los nuevos tiempos que vimos en un entorno cambiante constantemente, que evoluciona a nuevas formas de vivir y por supuesto esto también está ocurriendo en nuestro entorno laboral, donde el tradicional espacio de trabajo en un local propio, soportando costes fijos como alquileres, suministros, Internet… ha quedado en un segundo plano gracias a nuevas fórmulas de negocio, que buscan algo que todo empresario necesita: flexibilidad.
Con esta idea nace el concepto de “oficina virtual”, un soporte fundamental para ese emprendedor cuya máxima prioridad es rentabilizar su tiempo. En un panorama donde el número de autónomos es cada vez mayor y el teletrabajo está ganando terreno, todo gracias a las nuevas tecnologías, la oficina virtual puede ser un complemento a medio camino entre la independencia total en casa y la cara e inflexible oficina tradicional.
¿Y qué es una «Domiciliación Comercial»?
Las oficinas virtuales y las domiciliaciones comerciales son cada día más populares entre los empresarios, y son una opción perfecta para emprendedores, start-ups o PYMES. También son la opción perfecta para empresas que están empezando a operar en sectores nuevos y que buscan simplificar al máximo su estructura administrativa.
Indudablemente esta fórmula no es la solución para cualquier perfil de profesional, pero si en muchos casos lo es, especialmente en los primeros años de existencia, donde el control de gastos fijos es fundamental.
¿Qué ventajas atrae para mi negocio?
Una oficina virtual es como tener una oficina pero sin tenerla físicamente. El workspace que nos facilita este servicio debe de contar con una estructura de recepción ágil y con recursos, para poder ofrecernos el servicio con fiabilidad e inmediatez de respuesta. Dependiendo de nuestras necesidades podremos seleccionar entre el abanico que generalmente el workspace ofrece, desde una simple dirección comercial para poder poner en nuestra web o tarjetas de visita, pasando por una atención de llamadas personalizada con número exclusivo, hasta el servicio más completo con salas de reuniones o servicio de gestoría incluida. La vocación de servicio de los diferentes centros varía, desde centros donde la atención horaria es muy limitada y no ofrecen ni siquiera atención telefónica, hasta centros donde nos podrán crear una web, diseñar nuestras tarjetas de visita, asesorarnos en cuestiones de marketing, o llevarnos la contabilidad.
Una buena manera de saber si un centro nos dará un servicio optimo es comprobando como nos tratan a nosotros cómo clientes, si el trato no es exquisito olvidémosnos de que lo sea con nuestros clientes. Comprobar los tiempos de respuesta telefónica, o la profesionalidad de atención presencial son buenos indicadores de cómo atenderán a nuestros clientes. No dejes en cualquier manos algo tan importante, asegúrate de que detrás hay saber hacer y voluntad de continuidad.
Lamentablemente es más habitual de lo que podríamos pensar el cierre de este tipo de espacios, pues con el auge de este sector han proliferado infinidad de espacios sin solvencia financiera o experiencia. El cierre de nuestro workspace sin duda nos hará perder más tiempo y dinero de lo que podríamos imaginar.
Otra cuestión importante a la hora de decidirnos es la oferta de espacios, pues nunca sabemos que podremos llegar a necesitar. Averiguar si el centro dispone de espacios de trabajo, abiertos o cerrados, según nuestras necesidades, es vital. Deberíamos averiguar el precio y características de los mismos.
Analiza tu actividad, define necesidades, y busca el sitio óptimo pensando en necesidades presentes y futuras.
