Las iniciativas de ahorro resultan una estrategia muy importante para todo negocio. Pero no debemos esperar a encontrarnos en una situación crítica para ponernos las pilas. Lo ideal será establecer una política de ahorro enfocada en reducir costes prescindibles, teniendo cuidado para no recortar en aquellas partidas que generan valor a nuestro negocio. Muchos profesionales se rompen la cabeza centrándose únicamente en cómo aumentar sus ventas sin darse cuenta de que éste es un factor que no pueden controlar al 100%, pues intervienen factores como los gustos cambiantes del consumidor o las modas. Sin embargo, sobre la estructura de gastos de una empresa el emprendedor tiene mucho mayor control.
No obstante, debemos ser sensatos y hacer un buen análisis. Una disminución drástica en los costes puede llevar a un ahorro económico a corto plazo, pero a graves descensos de la productividad de la empresa en un futuro. También debemos diferenciar en qué cosas podemos y no podemos reducir costes. Te pongo un ejemplo muy sencillo: la atención al cliente. La atención al cliente es una variable importantísima en el posicionamiento de una empresa. Algunos emprendedores pueden tratar de copiar el comportamiento de grandes empresas que descuidan mucho esta variable, sin darse cuenta que hay otras variables en las que ellos si son competitivos y un pequeño empresario no (grandes espacios, gran capilaridad, precios imbatibles, promociones muy atractivas, campañas de marketing impecables…). Tratar de recortar en la atención al cliente puede ser un gran error.
Desde Inspira Workspaces nos ponemos a tu disposición con el mejor equipo de profesionales para ayudarte en esta labor. Contamos con asesores contables y fiscales que podrán hacerte un plan a medida, o simplemente darte algunas pautas. Lo que tu prefieras y necesites.
A continuación, haremos un repaso por las diferentes áreas de gasto para analizar posibles mejoras, aunque debes de tener en cuenta que cada empresa es un mundo, y lo que para algunas empresas es un gasto prescindible, para otras es una partida estratégica:
Administración.
- Teléfono: Aún muchas empresas mantienen costosos sistemas de telefonía basados en RDSIs y centralitas digitales. El objetivo es poder mantener varias comunicaciones simultaneas con servicios añadidos como locuciones, extensiones, marcaciones rápidas, redireccionamientos… Estos sistemas son muy costosos por varios motivos, el primero es el coste que aplica el operador, el segundo es el coste del hardware, y el tercero es el coste de mantenimiento de toda la infraestructura. Actualmente, la telefonía IP nos aporta los mismos servicios a un coste mucho más reducido, y añadiendo mucha mayor flexibilidad, pues no tiene permanencia y el sistema se puede mover de un sitio a otro con gran facilidad. Adicionalmente, existen numerosas aplicaciones de videoconferencia gratuitas que aportan una nueva experiencia en la comunicación. En Inspira Workspaces somos distribuidores de telefonía VOIP. Consúltanos sin compromiso.
- La factura de la luz: apuesta por una abierta distribución del mobiliario de tu oficina, que favorezca la entrada y el paso de la luz a todo el espacio. Recuerda utilizar bombillas de bajo consumo y, por supuesto, no olvides de apagar todos los aparatos que no vayan a ser usados durante la noche. Los sistemas de automatización pueden ayudarte a ahorrar importantes cantidades de dinero al año, pues mantendrán las luces y equipos apagados cuando no sean necesarios. Trata de analizar los consumos de tus aires acondicionados, pues los nuevos sistemas pueden hacer que amortices la sustitución de los antiguos en un tiempo récord. Analiza tu tarifa de la luz, es muy probable que el ajuste de tarifa o cambio de distribuidora te aporte ahorros del 25% en tu factura. En Inspira Workspaces podemos hacerte un estudio para optimizar tus gastos.
- Uso de papel: reduce al máximo el uso de papel: siempre que sea posible trata de sustituir el papel por documentos digitales como, por ejemplo, facturas y presupuestos electrónicos. De esta forma, ahorrarás mucho más de lo que te iaginas, no sólo en papel, sino también en el tóner de la tinta, impresoras…. Además, si almacenas todos estos documentos en el ordenador será mucho más fácil de encontrar cualquier cosa que si lo almacenamos en enormes archivadores llenos a rebosar de folios, cartulinas y carpetas. Por último, no debemos olvidar que estarás contribuyendo a mejorar el medio ambiente.
Marketing.
- Las Redes Sociales: introdúcete en su mundo y descubre todas las oportunidades de venta que las redes sociales pueden traer para tu empresa. Muchas de ellas ofrecen la realización de campañas de publicidad a un precio muy económico y te aseguran alcanzar a un altísimo número de personas que pueden ser posibles clientes. De forma gratuita, puedes crear encuestas que te permitirán conocer la opinión de los usuarios hacia tu producto/servicio. Otra gran ventaja que nos aportan las redes sociales es que podemos utilizarla para potenciar nuestra atención al cliente, ya que nos ofrecen la inmediatez en la comunicación con los clientes, lo que da un punto a favor a tu imagen de cara al público.
- Posicionamiento web: Tener una buena gestión SEO puede ahorrarte grandes cantidades en adwords. En Inspira Workspaces contamos con los mejores profesionales que podrán asesorarte a este respecto, ¡consúltanos!
- CRM: A través de una buena herramienta de gestión de clientes, además de llevar un control mucho mejor sobre tus clientes potenciales, ahorrarás mucho tiempo, y ya sabes, ¡tiempo es dinero!
Proveedores.
- Trata de mantener los costes siempre actualizados. Estate muy pendiente de cuál es la oferta tanto de tus proveedores como de los proveedores de la competencia para tratar de buscar negociaciones ventajosas para tu negocio. Si el coste de cambio de proveedor es elevado para ti, trata de renegociar los precios con tus actuales proveedores de productos o servicios. Hay dos graves errores que muchas veces una empresa comete:
- Uno es conformarse con la mediocridad de unos proveedores que dan un mal servicio o no te ofrecen la flexibilidad que estos tiempos requieren, o no consiguen precios competitivos. No te conformes, pues tus clientes no se conformarán y tenderás a perderlos si no eres competitivo
- El otro es ponderar sólo el precio y desechar a proveedores fieles y profesionales por otros que te ofrecen un precio más ajustado. No te dejes seducir sólo por los ahorros de costes, es una estrategia que te traerá problemas en el futuro.
Me llamó la atención una noticia que hace muy poco leí acerca de las preocupaciones de las empresas españolas a la hora de realizar sus ventas: se centran completamente en vender la mayor cantidad de producto/servicio posible y descuidan las condiciones en las que lo están haciendo. Trata de evitar este error a toda costa.
Stock.
- Lo primero que debes hacer es analizar y gestionar tu inventario diariamente. Debes tratar de no acumular stock, ya que el material es perecedero y puede estropearse, generando únicamente una pérdida económica. Y es que, muchas veces no nos damos cuenta del gasto del día a día que llevamos en una empresa. A veces se nos olvidan esa minicompras que hacemos y que, sumadas en el tiempo, significan un porcentaje de gasto nada despreciable. Las cosas que compramos cada vez tienen un ciclo de vida más corto, con lo que estarán desactualizadas pronto. Por ello, será muy recomendable establecer procesos de compra estandarizados que nos ayuden a tener un control impecable de nuestros gastos e inversiones.
Gastos de Personal.
Muchas empresas, además de tener que pagar la nómina de cada uno de sus empleados, también deben abonarles gastos de transporte y de dietas. Es aquí donde debemos plantearnos… ¿cuántos de nuestros trabajadores podrían desempeñar sus trabajos desde sus hogares en forma de teletrabajo? De hecho, a raíz de la pandemia del Covid – 19 que ha asolado nuestro país y el resto del mundo, nos hemos dado cuenta de que una inmensa parte de la población podría estar teletrabajando desde casa de forma igualmente eficiente para la empresa e incluso más ventajosa en términos económicos.
Otro error muy habitual es tener personas realizando tareas que podría realizar mucho más eficientemente un especialista. Figuras como el contable, asesor fiscal, informático o especialista en marketing, en muchas ocasiones, es mejor externalizarlas, no sólo porque pase de este modo a ser un gasto variable, sino porque un especialista siempre hará mejor esta labor.
Por otro lado, muchísimos empresarios son muy dados a cerrar negocios durante la celebración de comidas de empresa. Aunque pueda resultar muy agradable, lo cierto es que supone un gasto para el negocio innecesario. Trata de sustituir este tipo de encuentros por un simple café en una elegante cafetería. De cualquier forma, si tu reunión consiste en una jornada completa de debate y negociación, opta por fórmulas más económicas. Inspira Workspaces aloja a diario a profesionales de los negocios que dedican jornadas intensivas a la realización de importantes reuniones en nuestras salas. Nosotros, tratando siempre de aumentar su comodidad al máximo, ponemos a su disposición un servicio de catering personalizado y completamente exclusivo para cada reunión. Ofrecemos una extensa variedad de opciones tanto de Coffee Break como de Lunch, que abarcan un intervalo de precios que os aseguro, serán mucho más económicos que los que encontraréis en cualquier restaurante en el que decidáis realizar vuestra comida de empresa (y no olvidéis la comodidad y el detalle, son cosas que no se pagan pero que marcan la diferencia).
Invierte en I+D+I.
Entérate bien de cómo funcionan esas rebajas fiscales que se nos aplican cuando realizamos inversiones en I+D o cuando nos adentramos en proyectos de innovación. No hace falta que sean proyectos súper novedosos. Muchas deducciones se recogen para empresas que simplemente invierten en sostenibilidad, aunque no sean de ámbito medioambiental: cambiar maquinaria por otra menos contaminante, por ejemplo.
Como veis, son muchas las maneras que una empresa dispone para reducir sus costes. Algunas resultan verdaderamente sencillas y otras deberemos meditar si es conveniente o no la reducción de gastos en las mismas.
Por último, os dejo por aquí esta entrevista a Federico Salvador, profesor de CENTRUM PUCP y expositor del Perú Management Summit 2018, quien nos muestra cual es la diferencia de la contabilidad tradicional donde los gastos de una empresa se separan por departamentos. y el control de la contabilidad basado en coste de los procesos que consiste, como explica en el vídeo, en asignar nuestros costes a través de la identificación de cuáles son los procesos más importantes de nuestro negocio. Recalca la importancia de que los empresarios deben conocer detalladamente cuál es el coste real de todos estos procesos.
De nuevo, desde Inspira Workspaces te ofrecemos nuestra ayuda. Si tienes dudas contables, nos comprometemos a ayudarte en la mejor solución para ti y tu negocio, estableciendo estrategias de reducción de costes, asesoramiento y marketing completamente exclusivas para ti.
