Un espacio de trabajo seguro es siempre sinónimo de bienestar. Esto pasa por la implantación de salas de reunión seguras en las que se promuevan los principios para el bienestar empresarial. Según el Instituto Nacional de Salud en el Trabajo las Directrices de Buenas Prácticas en Actividades de Gestión y Administración (6/2020) para enfrentar la pandemia, los principios son los siguientes:
- Se flexibilizará la hora de entrada y salida
- Se establecerán zonas de entrada y salida al centro de trabajo diferenciadas
- Se dispondrán carteles informativos sobre higiene de manos y medidas sobre la prevención del contagio por vías respiratorias.
- Se formará a los trabajadores sobre los riesgos de contagio y propagación del coronavirus
- Se recomienda facilitar el teletrabajo y las reuniones por teléfono o videoconferencia
- Las tareas y procesos laborales deben planificarse para que los trabajadores puedan mantener la distancia de seguridad
- La disposición de los puestos de trabajo, la organización de la circulación de personas y la distribución de espacios deberá adecuarse cuando sea necesario con el objeto de garantizar, al menos, 1,5 metros de separación.
- Hay que asegurar que la distancia de seguridad está garantizada en las zonas comunes (aseos, salas de descanso, salas de reuniones, office, etc.).
- Cuando no sea posible mantener la distancia interpersonal de seguridad se usarán barreras físicas.
- Se evitará atender al público o a clientes de forma presencial, realizándose únicamente en aquellas actuaciones de carácter urgente e inaplazable y siempre que se pueda mediante cita previa.
- En aquellas oficinas en las que sea necesario el acceso de personas ajenas a la organización deberán implementarse medidas para reducir al mínimo las interacciones con dicho personal
- Cuando sea posible, se habilitarán mecanismos de control de acceso en las entradas a las oficinas
- Se evitará, en la medida de lo posible, la rotación de personal y se favorecerá el mantenimiento de los mismos grupos de trabajo y turnos con el fin de reducir al máximo el contacto entre diferentes personas.
En resumen, un espacio de trabajo requiere mucha gestión y soluciones cómo despachos alquilados, salas de reuniones o co-working adaptadas con respecto a estas directrices pueden ser una manera muy eficaz de gestionar un negocio.
¿Qué medidas de protección se dan en el alquiler de oficinas seguras?
Si piensas que el alquiler de oficinas seguras es una buena opción, deberás asegurarte antes de que estas cumplan con la legislación vigente en materia de seguridad laboral. Para ello, tienes que tener en cuenta la existencia de factores que en gran medida nos protegen, como los sistemas de telefonía que nos permitan cambiar fácilmente de localización, máquinas de plasma iónico para la filtración de aire, soluciones de almacenamiento de archivos accesibles de manera remota, desinfección de correspondencia, tratamiento de superficies con agua ionizada (que las mantiene protegidas 48 horas) etc. Veamos con más detalle estos y otros factores.
¿Reuniones? Sí, pero en salas grandes y de manera limitada
(Sala de Reunión «Espacio Arte» – Workspaces Atocha)
La Covid-19 nos empuja a limitar nuestras relaciones sociales a toda costa. Y en el trabajo no podía ser menos. Siempre que sea posible, haz uso de la videoconferencia para celebrar las reuniones de trabajo. Si esto no fuera posible, elige una sala de grandes dimensiones y con la ventilación adecuada. Nunca te olvides de medidas fundamentales como el uso de mascarilla y de gel hidroalcohólico, así como el distanciamiento físico. No lo debemos confundir con el distanciamiento personal, ya que esto no nos conviene que se produzca si queremos obtener un resultado satisfactorio de trabajo en equipo.
Sistema de almacenamiento remoto y telefonía IP
Tanto un sistema de almacenamiento de archivos accesible desde cualquier lugar como el uso de la telefonía IP resultan muy convenientes como medida de protección contra el coronavirus.
Decidas quedarte en tu hogar y trabajar de manera remota o estar en la oficina, una base de datos accesible desde cualquier ordenador es lo más apropiado para reducir el intercambio físico de carpetas y archivos. De este modo, conseguirás reducir el riesgo de contagio.
Por otra parte, la telefonía IP te permite estar conectado en todo momento con los contactos de tu red laboral. Este sistema tecnológico mejora tu productividad, ya que podrás usar a la vez las tecnologías de datos, multimedia, vídeo y de voz utilizando un único sistema digital.
Un buen procedimiento de comunicación interna es clave
Un procedimiento adecuado de comunicación interna es fundamental. Te facilitará la tarea de resolver dudas con la mayor transparencia y efectividad. Además, facilitará que las personas que trabajan en un determinado espacio tengan fácil acceso a cualquier información oficial y la puedan consultar de manera directa. También podrás mandar notificaciones manteniendo la distancia social al máximo.
Máquinas de plasma iónico para la filtración de aire
El ozono es un sistema desinfección muy popular. Contrariamente a lo que se cree, no es tan inocuo para la salud. Por ello, te recomendamos el uso de plasma mediante el que conseguiremos combatir la contaminación y eliminar hasta un 99,9 % de patógenos tanto en ambientes como sobre superficies.
El plasma iónico te garantiza una desinfección de manera continua. De este modo, se eliminan los virus tipo corona y, además, ofrece un aire interior de gran pureza y calidad. Es perfecto para personas con sensibilidad química y alergias, y en un entono laboral puede reducir el absentismo hasta en un 30 %, ya que sus iones negativos elevan el nivel de bienestar.
¿Qué ventajas presenta un co-working seguro?
Si deseas fomentar un espacio de co-working seguro, es imprescindible que aproveches sus muchas ventajas como algunas que te presentamos a continuación.
Ahorro de gastos mensuales
En un espacio de co-working la inversión inicial es 0. Pero el ahorro va más allá, ya que si escoges esta opción para desempeñar tu actividad no deberás preocuparte por nada relacionado con el mantenimiento de la oficina. Desde el primer día podrás disfrutar de un espacio adaptado a ti. Todos los gastos están incluidos en la cuota mensual, de modo que evitas los sobrecostes no esperados.
Se adapta al crecimiento de tu equipo
¿Acabas de comenzar casi desde cero y con pocos empleados? Si este es tu caso, pero esperas que la plantilla crezca a medida que lo van haciendo los resultados, esta opción es ideal para ti. Una de las principales ventajas es que te ofrece soluciones flexibles adaptadas al ritmo de crecimiento de tu equipo.
Podrás disponer de un espacio mayor o menor de acuerdo a tus necesidades. Por tanto, se trata de un coste variable y no fijo. En caso de un equipo que decrece, podrás adaptarte de forma sencilla y sin costes añadidos relacionados con el decrecimiento.
Mayor flexibilidad
Tú decides qué rentabilidad le sacas a tu tiempo y en qué horario vas a ejercer tu actividad laboral. En un co-working podrás optar a diferentes tarifas que se adaptan a tus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puedes contratar un paquete por horas semanales o mensuales, de media jornada, con derecho a la sala de reuniones o no, etc.
Mayor productividad
Si te cuesta centrarte cuando trabajas en tu hogar debido a la infinidad de distracciones, creemos firmemente que un espacio laboral compartido mejorará en gran medida tu productividad. Crearás un horario según tus necesidades en el que te dedicarás únicamente al trabajo, sin distracciones ajenas a este. Además, una ventaja añadida es que al finalizar tu jornada, ya sea de 2 o 6 horas, podrás apagar tu ordenador y no volver a encenderlo hasta el día siguiente.
En definitiva, las salas de reunión seguras y un espacio de co-working seguro te dan la oportunidad de trabajar con todas las medidas de seguridad necesarias para sentirte seguro y protegido en tu entorno laboral. Como resultado, tu productividad aumentará y los resultados óptimos ligados a tu actividad profesional no se harán esperar.
