Si te estás planteando utilizar una sala de reunión en la covid-19 es fundamental que conozcas todas las recomendaciones a seguir para evitar la propagación de este virus. Por ello, te invitamos a conocer las medidas de prevención y contención para reducir el riesgo de contagios víricos entre los asistentes a un evento presencial en España.
1. Reducción de aforos en las salas de reunión en la covid-19
Una de las primeras medidas de prevención para que puedas disfrutar de una sala de reunión segura es reducir la cantidad de asistentes para el evento planificado. Esta reducción se debe llevar a cabo de acuerdo al tipo de montaje elegido.
Otra recomendación práctica es crear circuitos de entrada y salida distintos con una delimitación clara. De esta forma, se reduce el flujo de personas al ingresar y al abandonar el recinto.
¡Al mismo tiempo, el sistema de aire acondicionado debe estás dimensionado para el número de persona y si adicionalmente puedes contar con un sistema de plasma iónico fenomenal! Es importante mantener el control de la temperatura de los asistentes, en este caso puedes establecer un punto de control en la entrada de la sala. Por otro lado, es crucial colocar dispensadores de gel limpiador alrededor de la sala y planificar la periodicidad de limpieza para mantener buenos niveles de higiene. También es indispensable la adquisición de equipamiento para la protección individual de los asistentes tales como mascarillas, la cual los asistentes deberán llevar puestas en todo momento.
2. Modalidad de reuniones híbridas: asistencia presencial y remota
Las acciones que emplees para reducir el aforo a una sala determinada pueden ser complementadas con la posibilidad de que los asistentes que quieran puedan conectarse en remoto a la reunión. Las reuniones híbridas son ideales para cumplir con el número de asistentes para una reunión, ya sea que estos asistan físicamente o no. También es importante que complementes la oferta de valor para incrementar la calidad de lo que se vaya a transmitir, como por ejemplo realizar una locución en directo o generar contenidos exclusivos y especiales para el público.
Estos contenidos con acceso limitado para los asistentes en remoto pueden incrementar el nivel de atractivo de tu evento y lograr compensar la reducción de aforo presencial.
Es fundamental que se utilicen plataformas profesionales para las videoconferencias, así como equipos de alta calidad. Debes de asegurarte de que los asistentes en remoto puedan participar como los asistentes presenciales, además de que escuchen perfectamente cualquier intervención de un asistente a la reunión. El uso de altavoces de expansión es imprescindible, así como una cámara que puedas orientar donde quieras, o hacer zoom donde sea necesario. Sistemas de encuestas de opinión virtuales, salas de descanso virtuales o salas alternativas virtuales permitirán que la asistencia virtual se aproxime lo máximo posible a la asistencia real.
3. Alquiler de sala de reunión con servicios audiovisuales
A la hora de organizar tu reunión debes pensar en el uso de material audiovisual y planificarlo correctamente para evitar más contactos físicos de la cuenta. Por ello, es recomendable la utilización de manuales que indiquen como montar y desmontar todas las instalaciones. Es importante incluir la elección de un responsable que coordine a todo el equipo,
Además, todo material audiovisual es recomendable que se entregue mediante dispositivos online para evitar contactos. También se desaconseja el uso de atriles fijos, así como de ordenadores en el atril. En caso que sea imprescindible, debes cerciorarte de usar capas de protección adecuadas, al igual que en los micrófonos. Los pasa diapositivas deben de esterilizarse cada vez que el ponente cambie.
Asegúrate de que la sala de reuniones tiene renovación de aire de forma constante, o incluso mejor si está equipada con equipos de plasma iónico. Si consigues que cuente con ambas cosas será maravilloso.
4. Secretaría técnica y personal auxiliar para lograr una sala de reunión segura
Un aspecto primordial a la hora de salvaguardar la integridad de los asistentes a una sala es la delimitación y el mantenimiento de las distancias de seguridad. Es importante que tengas en cuenta la anchura mínima entre los puestos de atención para los asistentes. Esta debe ser establecida con un distanciamiento perimetral de al menos dos metros entre las personas que se encarguen de la asistencia durante el evento.
Asimismo, puedes reforzar las medidas de prevención con mamparas para proteger y reducir el riesgo de contagio durante el intercambio de información entre los asistentes y el personal de turno. Lo ideal es que las mamparas tengan una composición acrílica transparente para facilitar la visualización, con un ancho mínimo de un metro y una altura de por lo menos 90 centímetros. En cuanto a los mostradores angostos, se sugiere adaptar las mamparas con las medidas específicas del mostrador.
También debes tener en cuenta la distancia de espera entre los asistentes al posicionarse frente a la recepción, esta distancia deber ser como mínimo de un metro perimetral. Las filas de espera en forma de cremallera son ideales. Sin embargo, suelen reducir la capacidad dentro de la sala al ser de una longitud prolongada. Algunas medidas de prevención sencillas de colocar son los adhesivos informativos, aquellos que guiarán a los asistentes por los vestíbulos y mantendrán el distanciamiento adecuado durante el flujo de personas durante el evento.
En cuanto a la entrega de material informativo, lo más recomendable es distribuirlo de manera digital. Las acreditaciones puedes enviarlas por correo electrónico antes del evento con su código de acceso, para evitar aglomeraciones en recepción. En el caso del pago de las inscripciones debe ser realizado por transmisión digital y, tanto la documentación como el certificado de asistencia enviado, por email.
5. Servicio de catering conforme a los protocolos de seguridad
La distancia sigue siendo el aspecto más importante a la hora de prevenir contagios. Dependiendo de si el servicio será de pie o sentado se aumentará o reducirá el aforo. Como norma general, es recomendable utilizar alimentos de formato individual, como, por ejemplo, comida estuchada para el coffee break. En cuanto a los almuerzos y cenas, el servicio de buffet debe contar con una barrera protectora transparente entre el asistente y los alimentos. Evita el uso de cubertería que use más de una persona, así como elementos para servir la comida de uso colectivo.
En conclusión, preparar una sala de reunión en la covid-19 que cumpla con las normas de seguridad es totalmente posible. Ten en cuenta que todas estas medidas deben ser aplicadas de forma minuciosa para lograr el cometido con éxito.
