La transformación del mercado laboral hizo que las empresas adopten modelos remotos, flexibles e híbridos.
La tendencia hacia la modalidad híbrida también se ve reflejada en el crecimiento exponencial de las reuniones híbridas.
¿Qué son las reuniones híbridas?
Así como el trabajo híbrido combina la posibilidad de realizar tareas tanto en la oficina de manera presencial como de forma remota. En las reuniones híbridas intervienen participantes que asisten al lugar en persona y también quienes se conectan en remoto.
Las reuniones híbridas son excelentes para vincular a personas de diferentes ubicaciones geográficas y potenciar la participación de todos los miembros de un equipo, aunque no puedan estar físicamente.
Sin embargo, pueden presentar algunos retos. Por ejemplo, puede ser difícil asegurar que quienes participen tengan una experiencia similar, tanto en términos de intervención como de audio y video.
Consejos para planificar reuniones híbridas exitosas
- Comunica las expectativas de la reunión claramente: quienes participan deben saber qué esperar de la reunión, incluyendo el formato, la agenda y los objetivos. Esto ayudará a garantizar que todos estén en sintonía y que puedan participar de manera efectiva.
- Utiliza herramientas de videoconferencia: es importante elegir un equipo de videoconferencia que sea adecuado para el tamaño del grupo y sus necesidades. Siempre hay probar la herramienta antes de la reunión para asegurarse de que funciona correctamente.
- Buena calidad de audio y video: esto es especialmente importante para quienes se encuentran en línea. Asegúrate de que la herramienta de videoconferencia que utilizas tenga una buena calidad de audio y video, y que las personas que participan tengan una conexión a Internet estable.
- Conexión a internet de alta velocidad estable: no solo quienes estén en remoto deben tener buena conexión, es fundamental que quien oficie de host tenga una conexión estable de alta calidad.
- Facilita la participación de todas las personas: Puede ser difícil para quienes se encuentran en línea participar de la misma manera de las personas que están de forma presencial. Asegúrate de hacer preguntas abiertas y de dar a todo el equipo la oportunidad de contribuir.
- Utiliza herramientas de colaboración: existen herramientas de colaboración disponibles que pueden ayudar a mejorar la experiencia de las reuniones híbridas. Estas herramientas pueden permitir a los participantes compartir archivos, escribir notas y dibujar en una pizarra blanca compartida.
- No olvides los descansos: las reuniones híbridas pueden ser largas y agotadoras, asegúrate de proponer descansos regulares para que las personas puedan despejar la cabeza y moverse un poco.
Elegir el lugar para tu reunión. Descubre cómo puede ayudar a mejorar la experiencia un espacio de coworking
El lugar donde realizas tu reunión puede tener un impacto altamente significativo y ser clave para el clima de esta.
Las reuniones híbridas requieren de una planificación cuidadosa y detallada, combinar el mundo analógico y digital demanda espacios idóneos y tecnología adaptada.
En este sentido, los espacios de coworking son una gran opción ya ofrecen grandes beneficios y un marco ideal para las reuniones híbridas.
- Salas de reuniones y espacios flexibles: los espacios de coworking ofrecen una gran variedad para reuniones, desde salas pequeñas hasta salas más grandes y espaciosas. Esto permite poder encontrar un espacio perfecto para las necesidades específicas de cada reunión.
- Tecnología adaptada y equipos profesionales: los espacios de coworking suelen estar equipados con equipos de audio y video nuevos, lo que garantiza que las reuniones híbridas sean de alta calidad.
- Conexión a Internet de alta velocidad: ofrecen una conexión estable, esencial para las reuniones híbridas.
- Personal profesional y dedicado: el personal de los espacios de coworking está preparado para la planificación y organización de reuniones híbridas, esto ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo.
- Ubicación en zonas estratégicas, bien conectadas y a precios competitivos.
- Servicios de coffee break y lunch.
Consejos específicos para realizar reuniones híbridas en un espacio de coworking:
- Reserva tu espacio con anticipación: habitualmente las salas de reuniones son altamente demandadas, por ese motivo es importante reservar con anticipación, especialmente si está planeando una reunión grande.
- Comunica claramente tus necesidades y expectativas: Asegúrate de brindar toda la información necesaria como formato de la reunión, cantidad de asistentes, material y recursos a utilizar, servicios especiales como por ejemplo coffee break.
- Comprueba los recursos tecnológicos: asegúrate de que dispongan de la tecnología adecuada para la reunión.
- Verifica los equipos antes de la reunión: llega un rato antes y prueba que todo funcione correctamente.
- Ten paciencia: Recuerda que las reuniones híbridas pueden ser desafiantes, es importante tener paciencia, empatía y comprensión para que todas las personas pueden tener una experiencia positiva.
Estos consejos para para mejorar la experiencia pueden ayudarte a organizar reuniones híbridas exitosas. Si estás buscando un espacio para tus reuniones en Madrid nos encantaría ayudarte.
Al buscar una oficina recuerda los factores que mencionamos y dedica especial atención a evaluar los servicios que ofrecen.
En Inspira Workspaces damos el soporte que necesitas para tus reuniones presenciales o híbridas. En cada una de nuestras sedes en Madrid puedes encontrar distintas salas equipadas completamente y un equipo humano atento a cada detalle para que tu reunión sea un éxito.
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