Los sistemas de videoconferencia son más demandados ahora que nunca. Como consecuencia del impuesto confinamiento al que hemos sido sometidos con objetivo de tratar de evitar una mayor propagación del virus Covid-19, la realización de videollamadas se ha disparado exponencialmente. Ya no solo para comunicarnos de la forma más cercana posible con nuestras familias y amigos, sino también como único remedio para que estudiantes de todos los niveles académicos puedan seguir recibiendo su formación, por citar uno de los muchísimos sectores que se han visto afectados por esta situación. En cuanto al ámbito de los negocios, estas herramientas virtuales se han convertido en una esencial solución para poder continuar con su trabajo en conjunto y armonía con el resto de sus compañeros.
En este post, trataremos de enfocar esta nueva situación en vistas a un futuro no muy lejano en el que, cada vez más, estaremos condicionados por los métodos digitales más novedosos e innovadores. En primer lugar, identificaremos las ventajas que las videoconferencias pueden atraer a tu negocio y, posteriormente, una serie de consejos que te ayudarán a adecuar tu sala para que esta experiencia conlleve a los resultados más satisfactorios para los teleconferencistas.
Desde Inspira Workspaces, siempre hemos sido muy conscientes de la importancia de estos sistemas que facilitan enormemente la realización de reuniones en las que no siempre todos los participantes pueden estar físicamente presentes. Nosotros contamos con este completo sistema de videoconferencia de la marca Logitech, indicado para salas de reuniones medianas y grandes, al que le hemos añadido dos altavoces de expansión para aumentar al máximo la calidad de audio en la totalidad de la sala. A través de la famosa aplicación de Webex, creamos una cuenta corporativa que ofrecemos a cada uno de nuestros clientes con el objetivo de poder mantener videoconferencias en el momento que deseen. ¿Qué tienen que hacer ellos? Absolutamente nada. No es necesaria la instalación de ningún programa, simplemente ellos nos avisan del momento de la reunión y los correos electrónicos de cada participante y nosotros lo organizamos todo, avisando a cada asistente y dejándolo todo programado y listo para esa conferencia digital.
A continuación, os dejo un vídeo que explica muy bien cómo usar la herramienta Webez de una forma muy sencilla y visual:
Evidentemente, tras el“Boom” de la alerta sanitaria, este servicio se ha incrementado muchísimo, y estamos muy felices de poder facilitar a nuestros clientes este servicio y que puedan continuar con su negocio lo más llevaderamente posible.Incluso hemos estamos organizando reuniones virtuales a través de nuestra plataforma para que nuestros clientes puedan reunirse incluso estando cada uno en su domicilio.
Pero, mucho antes de que todo esto pasara, supimos darnos cuenta de que cada vez son más frecuentes las oficinas abiertas, aportando numerosos beneficios para las empresas pero también desventajas en cuanto a factores como la intimidad y el silencio. Es por ello, que muchísimos profesionales de los negocios solicitan cada día salas de reuniones en nuestras instalaciones con el objetivo de encontrar un espacio en el que realizar un encuentro entre los miembros de la empresa que ofrezca esta intimidad que no pueden encontrar en sus oficinas.
Pues, aunque pueda pareceros sorprendente, según un estudio realizado por la editorial Business Publications Spain (especializada en el ámbito de las Tecnologías de la Información), estima que «de las 30 a 40 millones de salas de reuniones que existen en el mundo, menos del 2% de ellas están habilitadas para video».
A mí, sinceramente, me parece fundamental que una sala me ofrezca la posibilidad de realizar una videoconferencia. Debemos ser conscientes de que los tiempos avanzan y cada vez son más las funciones que se digitalizan y, desde el núcleo de cada empresa, tenemos que hacer todo lo posible por adaptarnos a esta situación.
Además, cada vez son más las empresas que se decantan por la realización de este tipo de encuentros virtuales. ¿Por qué? Pues por las siguientes ventajas que nos aportan:
Ventaja #1. Reducción en costes de desplazamiento.
Cuando una reunión congrega a personas residentes en diferentes puntos geográficos, la empresa debe tener en cuenta los gastos que conlleva un desplazamiento. Transporte, alojamiento y dietas. Dinero que se invierte para la realización de una reunión que solamente dura unas horas.
Ventaja #2. Ahorro de tiempo.
Ya que la persona que debe reunirse no tiene por qué perder el tiempo en desplazamientos. Sin moverse de su lugar de trabajo, puede realizar la reunión sin tener que pasar horas esperando a estar dentro de un tren y realizar el viaje.
Ventaja #3. Factor medioambiental.
No nos olvidemos de ello, ya que al ahorrarnos los desplazamientos estaremos contribuyendo a no deteriorar más la capa de ozono con la contaminación que conllevan los medios de transporte.
Volviendo al artículo que mencionaba anteriormente, ¿cómo adecuamos una sala para la realización de dichas videoconferencias?
Paso # 1. En la simplicidad descansa el éxito.
Factor importantísimo, que cada uno de los dispositivos de audio y video que instales en la sala sean sencillos de comprender y fáciles de utilizar. Debemos darnos cuenta de que no todo el mundo maneja la tecnología o dispone de altos conocimientos sobre este tipo de sistemas, por lo que es clave que estos sistemas estén al alcance del uso y comprensión de todo el mundo, es decir, que no sea necesaria asistencia técnica alguna.
Paso #2. Calidad visual.
Debemos hacer coincidir el campo de visión con el espacio físico de la sala. No todos los dispositivos sirven para todo tipo de espacios. En los casos de salas muy amplias, pensadas para albergar a un gran número de personas, lo ideal será contar con una cámara angular que garantice la correcta visión de tanto las personas más cercanas a la cámara como de las más alejadas a la misma.Como os comentaba al principio del post, nosotros ya contamos con este sistema de videoconferencia de la marca Logitech, el cual de verdad recomiendo a todo el mundo porque es de óptima calidad y sobre todo adaptable a cualquier necesidad, punto clave para nosotros. Sin embargo, para daros otra alternativa, una muy buena idea es esta Cámara para Conferencias todo en uno con lente ultra gran angular, MEETUP. Os dejo AQUÍ el link para que os podáis hacer una idea de las características del dispositivo que os comento.
De cualquier forma, también es interesante contar con dispositivos de visión que ofrezcan la posibilidad de grabación a 360 grados como, por ejemplo, este sistema denominado Meeting Owl, o video de Conferencia Búho.
Está genial poder contar con estas tecnologías que aseguran la visión de todos los asistentes de la sala que, además, estén proyectando. De esta forma, la persona que no esté presente en la reunión puede ver al igual que el resto de asistentes lo que se está proyectando en la pantalla de la sala.
Paso #3. Flexibilidad.
En Inspira Workspaces tenemos la inmensa suerte de poder ofrecer a nuestros clientes la posibilidad de configurar y crear una sala según las necesidades de su reunión. Contamos con salas separadas por módulos movibles que nos permiten transformar los espacios simplemente expandiendo o recogiendo dichos paneles. De esta forma, podemos adaptarnos al número de asistentes. Además, contamos con un sistema de mobiliario retráctil, es decir, que podemos ocultar cuando no sea necesario y aparecer rápidamente si así fuera necesario. Mesas plegables, sistemas de proyección y paredes modulables entre otras cosas, hacen que contemos con espacios versátiles, flexibles y adaptables a cada tipo de necesidad.
Paso #4. Ancho de red.
Esencial para asegurar una conexión y navegación por el mundo virtual de la máxima calidad. Debemos tener en cuenta que en el workspace se realzan varias reuniones de forma simultánea, y debemos asegurar que todas ellas cuentan con una fluidez digital y calidad de conexión óptimas. Además, no olvidemos que en estas reuniones se tratan temas muy importantes y, a menudo, confidenciales. Por ello, deberemos asegurar a nuestros clientes que contamos con los sistemas de privacidad y seguridad necesarios para asegurar la máxima discreción y confidencialidad. En Inspira Workspaces hace ya varios años que tomamos la decisión de hacer una fuerte inversión en una infraestructura de red que nos de rapidez, sencillez y seguridad al mismo tiempo. Contamos con la posibilidad de crear una VLAN privada para tu reunión, priorizar reterminado tráfico, balancear el trafico según necesidades, crear reglas de diferente tipología… Trabajamos con CISCO, PEPLINK y UBIQUITY, hardware que nos ofrece las máximas garantías para que no haya sorpresas
En resumen, si estás pensando en adecuar tus salas para la realización de estas demandadísimas videoconferencias, en primer lugar deberás atender a los siguientes criterios:
- Tamaño de la sala.
- Número de asistentes.
- Cuántas ubicaciones deberás conectarse a la vez.
- Criterios de seguridad
- Necesidades de participación de los diferentes asistentes
- Necesidad de visualizar en la misma parrilla a todos los asistentes a la reunión
- Necesidades de controlar proyectar y compartir dicha proyección
- Necesidad de controlar la proyección desde diferentes dispositivos de forma inalámbrica (portátiles, móviles…)
- Potente sistema de red que asegure una conexión fluida y sin caídas.
- Sistemas/Plataformas para compartir documentos on-line.
Atendiendo a dichos parámetros, ya sólo te queda elegir:
- Cámara que permita la visión de todos los asistentes de la reunión.
- Micrófono (puede estar integrado o no en la cámara) y altavoces. Otra solución con la que contamos en Inspira Workspaces es un micrófono inalámbrico, ideal para que grupos muy numerosos en escuela o teatro puedan participar y todas las ubicaciones virtuales puedan escuchar
- Pantalla que reproduzca los videos y presentaciones.
Sin embargo, y como comentaba al principio de este artículo, los tiempos avanzan a velocidad imparable y cada vez surgen más increíbles y comodísimas soluciones virtuales que nos dejan (o por lo menos yo me quedo alucinada) con la boca abierta. Esto lo digo porque, hace muy poco, me topé con un artículo que me pareció realmente impactante:
Sí, como lo leéis. Hacer reuniones virtuales a través de un dispositivo tan inmersivo como lo son las gafas de realidad virtual. Esta idea surge para llenar una carencia existente en las videoconferencias al uso: la falta de interacción y cercanía al no estar compartiendo un mismo entorno. Pero, ¿y en qué consisten estas reuniones? Os estaréis preguntando. Pues os cuento. Cada participante crea su propio personaje, como si fuera un avatar. Sí, sí, tu diseñas tu propio “yo” digital. Una vez tienes tu personaje, comienzas a compartir un espacio simulado, con el resto de tus compañeros en esta realidad virtual. Pues, aunque os parezca increíble, el objetivo que busca este sistema es ofrecer la posibilidad a los “asistentes” de poder mirarse directamente e incluso tocarse, lo que consigue hacer que estas reuniones sean muchísimo más cercanas e interactivas que una videoconferencia tradicional.
Además, este sistema sigue permitiendo compartir con el resto de los asistentes todo el material multimedia en todos los formatos y, además, pudiendo interactuar virtualmente con el mismo, contando con un espacio en el que poder subir diferente documentación, pudiendo descargar materiales y pudiendo subir tu propia versión con tus notas y modificaciones.
Me ha llamado mucho la atención que este sistema también permite a los participantes dibujar gráficos de forma virtual, gráficos que pueden ser modificados a tiempo real.
Finalizo afirmando que estoy completamente segura de que la era de las conferencias virtuales comienza a pisar muy fuerte en estos días y creo que ha venido para quedarse. Al comenzar a darse más y más videoconferencias, los sistemas se especializarán y cada día se darán a conocer nuevas y modernas herramientas y aplicaciones de videocomunicación que nos dejarán a todos con la sensación de estar viviendo en un mundo futurista que cada día está más cerca de nuestra realidad presente. Nuestra labor desde Inspira Wokspaces será estar siempre a la altura de las expectativas y asegurar siempre a todos nuestros clientes la tecnología más puntera que satisfaga exitosamente todas sus necesidades, tanto presencialmente como virtualmente.
