Madrid, como sede de la inmensa mayoría de grandes empresas, hace que sea un punto de encuentro ideal en el ámbito de los desplazamientos por trabajo y es por ello por lo que la gran mayoría de las empresas eligen este destino para organizar reuniones de equipo, presentaciones de productos, formaciones y cualquier tipo de evento de carácter empresarial. En ocasiones, estas empresas no cuentan con un espacio apropiado en sus instalaciones para poder realizar las reuniones, por lo que necesitan salir de su oficina y buscar un espacio que se adecue a sus necesidades puntuales y que, además, cuente con todo el equipamiento necesario para ello.
En este post vamos a contarte cuáles son los beneficios que tiene alquilar una sala de reuniones y qué características deben cumplir para conseguir los objetivos de tu reunión.
En Inspira Wokspaces somos conscientes, desde hace muchos años, de esta gran necesidad que tienen las empresas. Son muchas las que deciden reducir el tamaño de sus sedes de tal forma que prefieren prescindir de grandes instalaciones, tratando de evitar los temidos elevados costes fijos, y, en su lugar, buscar Centros de Negocios con salas de reuniones adaptables a las necesidades de cada momento. En Inspira Workspaces nos dedicamos en cuerpo y alma a facilitar ese punto de encuentro de pequeños y grandes empresarios en nuestros despachos y salas de reuniones, ubicados en zonas privilegiadas de Madrid y perfectamente conectadas con cualquier punto de la Península. La flexibilidad que te aportamos es inmensa, pudiendo organizar reuniones de 2 hasta 65 personas.
BENEFICIOS DE ALQUILAR UNA SALA DE REUNIONES
Los beneficios que te ofrece el alquiler de espacios por horas son múltiples. Aquí te pasamos a enumerar los principales:
1) Ahorro en costes fijos.
Podríamos decir que esta es, sin lugar a dudas, la principal ventaja por la que un empresario decide alquilar una sala de reuniones. Con esta fórmula, no necesitas contar con unas oficinas grandes que cuenten, a su vez, con espacios donde poder reunirte. Además, suele ocurrir que este uso se limita, en la mayoría de los casos, a muy de vez en cuando, bien porque la reunión se celebre en la sede del cliente o bien porque las agendas estén tan apretadas que se tenga que celebrar por videoconferencia y desde tu misma zona de trabajo la puedas hacer…pero mientras y en resumen, estás asumiendo costes innecesarios. Si este es tu caso, y sólo vas a necesitar hacer uso de salas de reuniones de forma puntual, alquilar un despacho por horas o sala de reuniones siempre te resultará más ventajoso.
2) La imagen de la empresa mejora considerablemente.
Las primeras impresiones son siempre las que cuentan, como ya te hablamos en este post. En el caso de no contar con una oficina que cumpla ciertas condiciones, necesitarás buscar un lugar para celebrar tu reunión que esté perfectamente acondicionado, con unas instalaciones excelentes y un personal cualificado en su puesto de trabajo que parezca que forme parte integrante de tu negocio. Esto puede ocurrir tanto a pequeños autónomos que no disponen de oficina, como a empresas de logística, que a pesar de tener enormes almacenes para el día a día, no cuentan con espacios habilitados para poder celebrar reuniones, e incluso como estrategia interna de empresa para que los propios empleados de cualquier entidad, no tengan porqué saber si existen procesos de selección abiertos o no.
3) Equipamiento audiovisual e informático.
Confiar en un centro de negocios como Inspira Workspaces para celebrar tu reunión además, te garantiza el poder tener a tu disposición múltiples opciones para que tu reunión sea todo un éxito y no te falte absolutamente de nada. Es muy importante que la sala cuente con mobiliario cómodo para largas jornadas de trabajo, y que disponga de equipos audiovisuales de alto rendimiento. En nuestro caso, contamos con proyectores de muy alta calidad, que se adaptan perfectamente a las dimensiones de cada una de nuestras salas de reuniones. Estos servicios adicionales, te permitirá no tener que venir cargado con el tuyo y evitar inconvenientes de última hora como, por ejemplo, que a la llegada a tu sala veas que la proyección no se ve bien porque el tipo de proyector no se adapta a la pantalla, quedando la visión demasiado grande o por el contrario, que se quede corta. Estos nervios y este estrés, te los puedes evitar en momentos así de importantes, delegando en el servicio que te ofrece tu Centro de Negocios. Adicionalmente, cuentas con la posibilidad de hacer uso de nuestro equipo de videoconferencia profesional, de tal forma que puedas ir más allá de lo presencial, y dar la posibilidad, para todos aquellos que no hayan podido desplazarse hasta Madrid, de poderse conectar online, estén donde estén.
Una sala de reuniones, además, tiene que contar con una conexión a Internet de calidad, ya que hoy en día Internet es esencial para cualquier tipo de actividad empresarial. Ésta debe tener capacidad suficiente para que todos los asistentes estén conectados a la vez y sin problemas, ya sea a través de WiFi o por cable. Nuestra conexión a Internet gratuita en Inspira Workspaces, consiste en una potente red con 3 líneas, 2 de ellas de fibra óptica y un balanceador de carga, que asegura una conexión continua, sin fisuras. Los potentes APs, y diversas posibilidades de configuración para que tu reunión transcurra sin ningún inconveniente es, sin duda, una de las prioridades en nuestro servicio.
4) Servicio de catering.
Nuestros espacios están pensados para que no te falte absolutamente de nada, por lo que, si estás pensando en hacer un break para tomar algo, también te puedes despreocupar de perder tiempo eligiendo un restaurante y volverte loco intentando conseguir una reserva. ¿Por qué no elegir alguno de nuestros coffee break o lunch, servidos en la propia sala, sin tener que perder tiempo y que la reunión pueda seguir su curso a continuación?
5) Ubicación.
Contar con una buena ubicación te va a permitir que puedan asistir la mayoría de las personas convocadas, lo que se traduce en un éxito asegurado para tu reunión. Nuestras dos sedes cuentan con excelentes ubicaciones para conseguir ese objetivo: Inspira Atocha, pegada a la estación de AVE de Atocha, nexo con cualquier punto de España; e Inspira Abascal, junto a Castellana, perfecta si vienes a Madrid en avión y buscas una conexión directa, además de estar en una de las zonas más privilegiadas de la capital.
6) Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada momento.
Sabemos que no todas las reuniones van a ser iguales, y que no es lo mismo el espacio necesario para albergar a un grupo de 5 personas, que a 50 personas. Este sistema te proporciona esa capacidad de adaptación, ofreciéndote la posibilidad de contratar la sala que se adapte a nuestras necesidades en cada momento para más o menos personas, y también por supuesto la posibilidad de seleccionar qué disposición vas a querer, pues no es lo mismo una formación, en la que a lo mejor te interesa más que todos los asistentes estén mirando al frente, por lo que elegiremos un formato “Escuela”, que una reunión de equipo, en la que es más preferible que todos puedan mirarse los unos a los otros, por lo que sería más recomendable en este caso en “U” o en “Reunión”.
7) Contratación sencilla.
Como ventaja final, podríamos añadir lo fácil que resulta contratar una sala de reuniones. Simplemente debes solicitar reserva para las fechas y el tiempo que la vas a utilizar, indicar tus necesidades, y el resto déjalo en manos de nuestro equipo de profesionales.
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER MI SALA DE REUNIONES?
Las principales características que debe tener nuestra sala de reuniones serán las siguientes que os pasamos a detallar:
- Funcional: Debe ser una sala que cuente con todo el equipamiento que vayamos a necesitar. Por ejemplo, si vamos a dar una formación, será importante que los asistentes cuenten con un espacio para poderse sentar y apoyarse para tomar notas. Si además van a traer sus equipos, necesitarán tomas de corriente suficiente para poder hacer el seguimiento de las clases. Por otro lado, los formadores suelen apoyarse en presentaciones y vídeos explicativos, por lo que es muy importante que la sala cuente con un equipo de proyección de calidad para que la formación sea un éxito.
- Simplicidad y decoración sencilla: Cada espacio debe estar en línea con el objetivo que persigamos. Si queremos evitar distracciones inútiles, una sala con una decoración sencilla favorecerá la concentración de los organizadores durante el transcurso de la reunión. En cuanto al cliente, esto mismo ayudará a que se centre en lo que le estás explicando.
- Tranquilidad: Quizá este punto sea lo más importante, ya que de cara a que exista fluidez en la reunión es imprescindible que haya interrupciones por ruidos producidos del exterior.
- Privacidad: En muchas ocasiones, los temas a tratar en las reuniones tienen un cariz muy privado y resulta imprescindible que nada pueda salir de la misma. Para ello hay que tener en cuenta el tipo de división que tienen. En Inspira Workspaces contamos con salas acristaladas, para reuniones más informales, pero también contamos con salas de reuniones totalmente opacas para garantizar la máxima privacidad de nuestros clientes.
Encontrar una sala que cumpla con todas estas características a lo mejor puedes pensar que es complicado. Nada más lejos si lo dejas en manos de Inspira Workspaces, nuestro workspace tiene un espacio adecuado para cada tipo de reunión que desees celebrar en Madrid, por lo que podemos serte de gran ayuda y facilitarte el exitoso cierre de tus negocios. ¡No lo pienses más y ven a conocer nuestros espacios! ¡Estamos convencidos que repetirás!
