Sin duda alguna, la oficina virtual se ha convertido en una excelente alternativa para el teletrabajo. En una sociedad donde la tecnología es clave, es necesario adaptarse a las tendencias del mercado, así como las nuevas formas de trabajo.
En este escenario, surge esta nueva propuesta de espacio ideal que rompe con el concepto de la oficina tradicional, pero que se adapta a un modelo económico totalmente renovado.
Servicios que ofrece una oficina virtual
Las oficinas virtuales han dado lugar a que emprendedores, startups y pymes logren reducir sus gastos y rentabilizar en mayor medida sus negocios. Se calcula que el ahorro aproximado es de casi el 75 % sobre una oficina tradicional. Esta modalidad propone pagar una tarifa fija mensual que incluye un determinado número de servicios de gran utilidad.
Espacio temporal
Puesto que la permanencia en las instalaciones es momentánea, puedes hacer uso de la oficina, solo cuando lo requieras. Por esta razón, las oficinas virtuales son más económicas porque solo pagarás según el uso.
Dirección física fiable
Si una empresa no ofrece una dirección física, deja de ser fiable. La posibilidad de que un cliente o proveedor te pueda visitar beneficia a tu imagen corporativa. Asimismo, te da la opción de tener mayor capilaridad geográfica, pudiendo abarcar otras regiones o países. Si una empresa de Madrid está buscando un asesor fiscal sin duda busque uno ubicado en dicho territorio, si una empresa de fuera de Madrid busque lo mismo en Madrid, la ubicación geográfica será incluso más importante.
Servicio de recepción de correspondencia y mensajería
Tu coworking se encargará de recibir cualquier tipo de correspondencia que recibas, pudiendo reenviar la misma donde tú lo desees, custodiándola, o simplemente escaneándola y guardándola por ti. La idea es que te olvides de esta tediosa tarea administrativa, teniendo un equipo profesional que lo haga por ti.
Servicio de Atención de Llamadas Personalizada:
Otro servicio de gran valor que puede ofrecerte tu coworking es la atención personalizada de llamadas. Se te proporcionará un número geográfico de donde desees. Las llamadas se atenderán por un equipo profesional que se dedica a ello, eso quiere decir que la llamada siempre se atenderá de acuerdo con los protocolos que tu elijas. Es importante que te asegures de que el servicio de atención personalizado de llamadas no se terciariza, y por tanto puedes conocer a la persona que atienda las llamadas. Es fundamental que te asegures de que la persona que atenderá el teléfono de tu empresa sepa perfectamente a lo que te dedicas. Esa persona además debe tener un perfil comercial, no administrativo. La primera impresión es vital. Es importante que el coworking que te preste el servicio pueda darte soluciones de movilidad con implantación inmediata, de tal forma que de un día para otro puedas cambiar de ubicación y puedas seguir llamando de forma flexible desde tu número fijo, aunque estés en tu casa trabajando. Asegúrate de que cuenta con sistemas de grabación de llamadas por si lo necesitas en un futuro, sistemas de buzón de voz, definición de horarios flexible… En definitiva, es muy importante que el centro que te preste el servicio tenga experiencia y sepa lo que hace.
Instalaciones de calidad
En tu coworking podrás disfrutar de espacios confortables y diseños innovadores que darán una excelente imagen de tu marca a los clientes. Además, puedes hacer uso de las zonas compartidas como la sala de juntas, espacios para trabajar, cafetería o un salón para realizar eventos. Podrás disfrutar de unas instalaciones de gran calidad y mucha representatividad sin pagar por ello, esa es la gran ventaja de una Oficina Virtual.
Externalización de servicios
En tu coworking podrás encontrar ciertos servicios o empresas partners como abogados, administradores, trabajos de imprenta, asesores fiscales, especialistas en financiación, profesionales del diseño, o empresas de marketing digital y comunicación. Tendrás acceso a una red que te ayudará a hacer crecer tu negocio, y abrirte nuevas oportunidades. Los servicios pueden requerir una inversión adicional, pero generalmente el precio es mucho más económico y te ahorras tiempo en buscar el profesional en quien delegar esta tarea.
Servicio de secretaría
Estos espacios también disponen de paquetes completamente adaptados a tus necesidades. Además de atender tus llamadas, gestionar tu correspondencia o atender a tus visitas, los coworking pueden llevarte la contabilidad, diseñar tu imagen corporativa, hacer trámites por ti en organismos públicos, buscar cualquier material de papelería especializado, imprimir tus tarjetas de visita, o hacer campañas de telemarketing por ti.
Ventajas del teletrabajo y la oficina virtual
Un espacio de trabajo virtual se ha convertido en un gran aliado para emprendedores y pymes que quieren dar a conocer su imagen de una forma profesional sin tener que invertir grandes cantidades de dinero.
El boom del teletrabajo ha dado lugar a que estos espacios se hayan convertido en claves para que un gran número de negocios en el mundo puedan desarrollarse. Sobre los beneficios de esta propuesta laboral se ha hablado mucho, por esa razón, enumeramos las principales ventajas de complementarlo con las oficinas virtuales.
Autonomía
La opción del teletrabajo te permitirá mantener un mayor equilibrio entre tu vida laboral y personal. Cuando alquilas un espacio virtual, tú eliges cuándo haces uso de este. Determinas el día y la hora según tus necesidades.
Mayor productividad
Una de las mayores preocupaciones de cualquier empresario es cómo pagar los gastos. Cuando se reducen el tiempo y los costes, se adquiere una mayor concentración en las tareas más importantes. El trabajo no se verá afectado y se aumentará la productividad.
Objetivos definidos
Al tener tu propio espacio diseñado a tu medida y acorde a tus necesidades, te permitirá ordenar tus ideas y mantener más claras las metas y objetivos que quieres conseguir.
Contribuyes a la sostenibilidad del planeta
Aunque no lo creas, al disminuir tus desplazamientos, también reduces la huella de carbono y el tráfico rodado, sobre todo en horas puntas. Esto conlleva un aumento de la calidad de vida e integrarte dentro de las nuevas herramientas tecnológicas y formas de trabajo.
Mejora tu estatus
Cuando no tienes que hacer frente a los gastos que conlleva el alquiler de un local y todos sus gastos, los beneficios son mayores. Más allá de las ventajas del teletrabajo, tener una oficina te ofrecerá un mejor estatus y garantizará a tus clientes la confianza en tus servicios. A través de un coworking mejorarás tus instalaciones sin pagar por ello.
Reducción de costes
El ahorro es significativo para aquel emprendedor o empresa que quiera evitar pagar por un local, abonar la fianza anticipada, tramitar la burocracia, hacer frente a los gastos de luz, agua, comunidad, limpieza, internet, licencias varias y telefonía, así como otro tipo de impuestos a tener en cuenta.
A esto se añade no tener que invertir en mobiliario de oficina o una instalación tecnológica con equipos costosos, con lo que conlleva su mantenimiento. Por lo tanto, la inversión inicial es mínima.
En definitiva, cuando una persona inicia su negocio, la estabilidad no es muy grande. Trabajar desde casa en ocasiones, y optar por un espacio provisional para recibir tus clientes o tener una reunión, es una alternativa idónea para reducir gastos y ofrecer una imagen profesional.
Además, la apuesta por la diversificación geográfica es otra de las principales ventajas para ejercer tu actividad profesional. Esta alternativa de oficina es una solución que se adapta a las diferentes situaciones que puedan surgir en un momento dado. A esto se añade que tiene un amplio horario de atención al público porque no cierra en vacaciones, no descansa a la hora de las comidas y ofrece un servicio ininterrumpido de 12 horas.
En resumen, el teletrabajo y el alquiler de una oficina virtual es una propuesta muy acertada en estos tiempos donde los modelos de trabajo han evolucionado a sectores donde la tecnología manda. Ahorrar costes y generar una imagen profesional son dos aspectos claves para decantarse por esta posibilidad.
