Cuando uno decide iniciar un proyecto empresarial comienza a descubrir un montón de cosas por el camino. La realidad nos muestra que el salto que uno debe dar para pasar de ser una pieza de un engranaje a ser una máquina productiva en su conjunto, es enorme. De un día para el otro, el emprendedor comenzará a tener que ocuparse de la parte financiera, de la selección de proveedores, de la relación por trabajadores, de la atención de clientes, de las compras…
Una parte esencial para tener éxito en este camino es la buena selección de colaboradores que, por otra parte, muchas veces se obvia. Como seres sociales que somos, en múltiples ocasiones seleccionamos a nuestros aliados por vínculos relacionales, y esto puede ser un gran error.
En este post trataré de echar una mano a todos aquellos que soportan altísimas cargas de trabajo y necesitan una solución rápida y eficaz a este problema. Os facilitaré un listado de tareas o subfunciones que forman parte de la gestión de una empresa en su totalidad y que pueden ser fácilmente externalizadas, liberándole a uno de verdaderos quebraderos de cabeza.
En primer lugar, daré mi propia definición de aliado. Un aliado es alguien que nos ayuda a crear valor, nos ayuda a que nuestro proyecto sea exitoso. Creo que la premisa esencial es que nuestros aliados tengan por principio fundamental centrarse en el bienestar de sus colaboradores. Algo, por desgracia, muy habitual es encontrarnos con empresas que se centran en cuidar a sus clientes pero, por el contrario, maltratan a sus proveedores. Esta estrategia para una micropyme es muy errada pues, en muchas ocasiones, nuestro proyecto es en parte el valor que nos dan nuestros proveedores. Si los maltratamos, ellos no nos ayudarán cuando lo necesitemos, y esto, cuando eres muy pequeño, es un gran riesgo.
Esta premisa es la que guía nuestro día a día en el Grupo Inspira. Cada uno de nuestros proveedores principales son considerados aliados, y comparten con nosotros la filosofía de la colaboración.
Al ser pequeño, uno tiene que apoyarse en sus colaboradores, y es muy importante que diferenciemos entre lo esencial de lo que ofrecemos y lo accesorio, pues es en esto último donde debemos rodearnos de los mejores aliados posibles. Tratar de abarcar todo es un error que nos puede salir caro.
Aquí os dejo un vídeo creado por Carlos Gil, de Ingeniero del Cambio, famoso consultor, coach y experto en valores, que explica de forma muy sencilla los valores en los que se basa esta búsqueda de aliados y colaboradores que os puede ayudar a orientar vuestro enfoque:
A continuación, hacemos un resumen de aquellas tareas que pueden ser externalizadas:
#1. Asesoría, gestoría, asesoramiento legal.
Estas tres parcelas son fundamentales, y es esencial tener detrás a un equipo con experiencia, comprometido y que tengan por principio anteponer a sus clientes, y a los clientes de sus clientes, por encima de cualquier otra cosa. Hace años que en nuestro grupo colaboramos con unos aliados en este sentido de la máxima confianza y seguridad. Muchísimos de nuestros clientes ya colaboran con ellos, y es muy gratificante sentir el agradecimiento por haberles puesto en tan buenas manos.
#2. Atención de llamadas.
Es algo muy habitual el autónomo que atiende las llamadas de sus clientes potenciales en su móvil, sin poder atenderles adecuadamente. Parece lógico que un cliente potencial nos descarte cuando le decimos que nos mande un mail con sus necesidades porque en ese momento no le podemos atender. Aunque, peor aún es que le atendamos con falta absoluta de concentración por estar haciendo otra cosa. Cuando un cliente potencial llama, este debe de ser el centro de todo, y así lo debe percibir. En el Grupo Inspira tenemos esta premisa muy clara. Cuando atendemos una llamada de un cliente, todos nuestros sentidos se centran en tratar al cliente de nuestro cliente como si fuese el nuestro propio, evitando distracciones. Esto es posible al tener más de una persona en recepción, pues si el coworking sólo tiene una persona atendiendo el teléfono, no podrá evitar las distracciones de otras llamadas entrando, clientes solicitando servicios en recepción, etc. Siempre tratamos de conocer la actividad de nuestros clientes, así como sus fortalezas. De este modo, podemos atender la llamada de una forma mucho más personalizada, como si fuésemos una extensión de nuestro cliente. Establecemos diferentes protocolos para cada uno en particular, pues cada empresa tiene sus propias necesidades.
#3. Apoyo informático.
Es esencial que nuestros informáticos tengan claro que el objetivo es pensar en nuestros clientes y colaboradores. Demasiado habitualmente, la informática no se adapta a las necesidades reales y se buscan fórmulas muy complicadas para resolver problemas sencillos. Desde el Grupo Inspira, contamos con colaboradores que dan soporte a nuestros clientes priorizando la resolución de necesidades de forma sencilla y ágil. Nuestra red está montada con la misma filosofía, hardware de mucha calidad que nos permite adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes de forma ágil.
#4. Tareas administrativas.
Hay muchas tareas administrativas que podemos externalizar. La carga administrativa, en ocasiones, resta energías de otros campos donde conviene mucho más enfocar nuestros esfuerzos. Hay muchos casos de empresas tremendamente bien organizadas administrativamente que cierran sus puertas por inviabilidad económica. Desde Inspira Workspaces, tenemos mucha experiencia en lidiar con estas tareas y nos ponemos a tu disposición para que descargues en nosotros todo lo que necesites.
#5. Facility management.
Esta área es costosa y además nos consume tiempo muy valioso. Estar en un coworking te resolverá esta cuestión de forma automática. Ya no tendrás que ocuparte de la factura de la luz, el mantenimiento de los aires acondicionados, los pequeños arreglos, la gestión de la empresa de limpieza, la provisión de mobiliario y consumibles, el mantenimiento de la centralita, la contratación del leasing de la multifunción… De un plumazo te librarás de un montón de gastos y preocupaciones para concentrar todos los esfuerzos en tu actividad principal.
#6. Marketing digital.
En Inspira Workspaces damos este servicio desde hace tiempo porque entendemos que es un imprescindible para el éxito de las empresas. Tener una estrategia de comunicación online es básico si queremos llegar a nuestros clientes potenciales y sumar esta tarea a los mil quehaceres de un emprendedor quizás no sea una buena idea. Conozco muchos emprendedores que hablan con mucho orgullo de lo bien que mueven sus redes sociales o alimentan su blog, pero la realidad es que esta tarea, si no se hace de forma constante durante años, no sirve para demasiado, y esa continuidad es complicada de conseguir si uno no tiene una persona en plantilla para que lleve a cabo dicha función en exclusiva. Otro error habitual es poner a una persona sin experiencia a hacerlo porque, sí, nos saldrá barato, pero, como todo en la vida, sin knowhow su eficiencia se verá reducida en gran medida.
Recuerda que desde Inspira Workspaces podemos ayudarte a sobrellevar la carga de trabajo lo mejor posible, porque sabemos de primera mano lo duro que puede ser comenzar con un nuevo proyecto de negocio. No dudes en contactarnos para cualquier consulta que pudieses tener.
