Si estás próximo a organizar un evento empresarial es probable que estés con un listado de tareas que parecen interminables.
No te preocupes, es lógico que puedas abrumarte un poco ya que un evento implica la coordinación de muchas acciones al mismo tiempo.
¿No sabes bien por dónde empezar?, en este artículo desde Inspira Workspaces te compartiremos algunos consejos prácticos que te facilitarán el trabajo
¿Qué es un evento corporativo?
Como su nombre lo indica es un acto de empresa dirigido a un público concreto y con un objetivo específico.
Un evento empresarial es una herramienta potente que puede ayudar a dar visibilidad a nuestra empresa. Los eventos bien organizados pueden impactar de manera positiva en nuestro negocio, sobre todo cuando se trata de lanzamientos. En general sirven para fortalecer nuestra marca, darnos a conocer en el sector, proyectar una imagen profesional, reforzar la cultura organizacional y también para captar nuevos clientes.
Por lo tanto, podríamos afirmar que son una estrategia de comunicación y marketing fundamental.
Tips generales para la organización de un evento empresarial
¿Tienes la idea general? Ok, ahora lo primero es planificar.
Desde nuestra experiencia de más de 22 años en el sector coworking facilitando toda clase de reuniones y eventos, podemos decirte que la planificación es la etapa más importante de cualquier evento corporativo.
Si planificas bien, podrás tener un alto porcentaje de éxito prácticamente asegurado. Igualmente, deberás tener en cuenta que las probabilidades de imprevistos siempre estarán y es necesario contemplar un plan de contingencia para evitar problemas.
Lo imprescindible:
- Saber qué se quiere lograr con el evento, es decir, los objetivos de este.
- Qué tipo de evento será, como por ejemplo determinar si será un evento completamente offline, online (el caso de webinars) o si deberá ser mixto, presencial y además ser transmitido.
- Saber con qué presupuesto contaremos.
- Determinar cuál es nuestro público objetivo y cuánta gente asistirá.
Otro punto clave es la fecha, ¿te has puesto a pensar que pasaría si justo hay un concierto internacional, un partido de fútbol de los equipos más importantes de la ciudad o la final de una copa? Fatal, ¿verdad?
Este es uno de los motivos por el que tendrás que investigar y confirmar que en el mismo día no haya otros eventos que puedan coincidir con el tuyo, depende de tu objetivo también puede ser conveniente evitar fechas cercanas a puentes o vacaciones.
Una vez definida la fecha y hora, toca ir más allá para poner en marcha todo. Empezando por hacer un listado de tareas y asignar un responsable para cada una, puedes utilizar herramientas efectivas para la gestión de tareas como Asana, Todoist o Trello.
Otro factor primordial es decidir en qué lugar se hará el evento empresarial, el espacio elegido marcará la diferencia.
¿Cómo elegir un espacio para un evento empresarial? Opciones coworking
La elección del lugar para tu evento corporativo es tan importante como la planificación, si un lugar no es el adecuado para lo que necesitas puede atentar contra toda la organización.
¿Cómo saber si el espacio es adecuado?
Primero, como mencionamos antes, uno de los aspectos para tener en cuenta es el número de asistentes. El tamaño del lugar debe ser acorde para garantizar la comodidad de todos los invitados.
Ubicación y conectividad, todos los asistentes deben poder llegar con facilidad. Lo ideal es que sea dentro de la ciudad para ahorrar desplazamientos. Además, debe estar ubicado cerca de zonas metro, tren o buses.
El espacio debe ser afín al objetivo del evento, coherente con el mensaje que se quiere transmitir y la imagen que se pretende dar.
Servicios y equipamiento, según lo que se necesite, lo mejor es optar por lugares que tengan elementos como pantallas, proyector y equipo de videoconferencia. Así como personal de recepción y administración.
Servicios especiales como catering, contar con un lunch o coffee en el mismo lugar es ideal, de esta manera te ahorras buscar opciones por fuera, además la coordinación de todos los servicios dentro de las instalaciones del evento reduce las posibilidades de tener contratiempos y mejora la experiencia.
Eventos en salas de reuniones coworking
Las salas de reuniones de los centros de coworking son espacios ideales para eventos corporativos.
Si estás organizando un evento, el alquiler de una sala de reuniones puede facilitarte la tarea, el entorno profesional acompaña a la perfección las acciones empresariales, es una opción más económica y versátil que alquilar un espacio para eventos tradicional. Además, al encontrarse en un ambiente colaborativo y empresarial, te permite aumentar la visibilidad.
Las salas de reuniones ofrecen una variedad de tamaños y configuraciones para adaptarse a tus necesidades.
Muchas salas ofrecen paquetes especiales para eventos que incluyen servicios como catering, decoración y asistencia técnica.
En Inspira Workspaces, por ejemplo, tenemos una gran variedad de salas de reuniones y te acompañamos desde el minuto uno para que tu evento sea un éxito. Nos adaptamos a tus necesidades desde la asistencia administrativa, recepción de invitados, configuración de la sala, equipamientos, hasta la organización del catering.
Utiliza salas de reuniones y organiza tus eventos/reuniones de manera profesional.
Tipos de eventos empresariales que puedes hacer en un coworking
Existen muchos tipos de eventos que se pueden realizar a nivel empresarial, a grandes rasgos podríamos clasificarlos en dos grupos.
Los eventos internos cuyo público estará relacionado directamente con la empresa como por ejemplo empleados o inversores, generalmente el objetivo de este tipo de eventos tiene que ver con reforzar los valores y cultura organizacional, motivar a los trabajadores o informar cambios.
Luego están los eventos externos destinado a clientes potenciales o actuales, generalmente tienen como objetivo dar a conocer la marca y la fidelización.
Algunos de los eventos más habituales que se pueden celebrar en un espacio de coworking son:
- las reuniones.
- juntas directivas.
- conferencias.
- seminarios
- jornadas de team building.
- lanzamiento de producto.
Una vez que tienes definido el lugar para el tipo de evento que harás, recuerda:
- trabajar en tu idea, el concepto e imagen que quieres transmitir. Intenta crear una experiencia única.
- repasa todo lo que vas a necesitar para ese día.
- listado de invitados.
- promoción del evento, determinar cuáles serán las herramientas y canales de comunicación.
- definir el montaje.
Ya el día del evento habrá otros factores que tendrás que valorar para que todo resulte según lo planeado, pero eso ya es tema para otro artículo.
Si estás buscando un lugar para tu próximo evento empresarial escríbenos, podemos ayudarte, tenemos 12 salas de reuniones disponibles en las mejores zonas de Madrid.
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