Emprender un negocio nunca es tarea sencilla debido a la alta inversión económica que se debe llevar a cabo inicialmente. Por ello, contar con un espacio de trabajo fijo puede resultar costoso. En este sentido, la oficina virtual puede ser la mejor solución a tus problemas y poder empezar tu nueva actividad profesional.
¿Qué es una oficina virtual?
En muchos casos, se puede empezar a trabajar desde casa. La digitalización ha provocado que para muchos negocios solo necesites contar con conexión a Internet. Sin embargo, quizás no te sientas cómodo, tengas niños que puedan perjudicar tu actividad profesional, estén haciendo una reforma en el piso de abajo, o necesites salir de tu casa para organizar tus horarios.
Además, quizá necesites recibir clientes y tu casa pueda no sea el mejor lugar por diferentes motivos. Por un lado, puedes no tener el espacio suficiente para poder llevar a cabo una reunión con tranquilidad. Además, quizás tu casa no esté diseñada para dar una apariencia profesional cuando recibes a alguien importante.
Los servicios que ofrece un espacio de este tipo son realmente diversos. Puedes encontrar desde despachos o salas de reuniones y domiciliaciones contando con un servicio profesional de secretaría. El servicio de mensajería también te permitirá la recepción de paquetes. Podrás acceder al espacio de trabajo con huella biométrica incluso contar con servicios de restauración. Por otro lado, podrás contar con servicios de catering, mantenimiento informático, atención personalizada de llamadas, almacenaje de tus pertenencias, servicios de almacenamiento en la nube, archivado de documentación, servicios de marketing digital, o servicios de asesoría laboral, fiscal, contable y mercantil.
Ventajas de contar con tu propia oficina flexible
Por ello, es importante que conozcas todas las ventajas que te aporta una oficina de este tipo, especialmente si estás emprendiendo y no cuentas con un presupuesto demasiado elevado. Las más destacadas son las siguientes:
Flexibilidad
La estabilidad de una persona que está iniciando un negocio no suele ser demasiado grande, especialmente cuando busca que los costes no se disparen. En algunos casos trabajarás en casa, mientras que en otros necesitarás un espacio provisional para trabajar durante un viaje. La diversificación geográfica es otra de las principales ventajas de este tipo de lugares para ejercer tu actividad profesional.
También puede ocurrir que tengas una reunión o un evento especial con alguien importante para tu negocio. Por ello, puedes necesitar un espacio moderno y que dé buena impresión. Pues bien, es un lugar que se adapta a todas las diferentes situaciones que puedas necesitar.
Además, es totalmente flexible a nivel económico. Tú solo pagarás por una oficina cuando sea completamente imprescindible, lo que te evitará tenerte que costear un alquiler mensual que no se adapte a tus necesidades. Y a la hora de llevar la contabilidad, te será muy útil transformar un gasto fijo en variable. Su importancia es vital, ya que se adaptará a cada momento que tengas.
Ubicaciones privilegiadas
En otras ocasiones, puedes no querer utilizar tu dirección de casa personal porque no te sientas cómodo. En estas situaciones puedes usar lo que se conoce como casilla postal, aunque muchas veces no se considera profesional. En este sentido, un cliente puede interpretar esta fórmula como algo poco profesional, y por tanto podemos ser descartados antes de empezar a competir.
Otra de las ventajas principales de las oficinas virtuales es que se suelen encontrar en ubicaciones totalmente privilegiadas. A nivel comercial es una ventaja realmente grande de cara a cerrar tratos con clientes o conseguir vender tus productos o servicios.
Además, si estás emprendiendo tu negocio es un sistema que te permitirá costearte un lugar idílico, que de otra forma sería imposible que pudieras pagar sin un capital elevado.
Secretarias profesionales incluidas
Las oficinas virtuales cuentan con paquetes completamente adaptados a tus necesidades. No solo se limitan a ofrecerte un espacio de trabajo, sino que si lo deseas también incluyen el servicio de secretaria que se encargará de gestionar todas tus llamadas, visitas, trámites y correspondencia de forma profesional. Estas fórmulas flexibles te permiten contar con un número de teléfono exclusivo, el cual será atendido con el nombre de tu empresa, y se actuará según tus indicaciones. Puedes pedir que se informe a tus potenciales clientes sobre tus servicios o productos, indicar que se te pasen las llamadas al móvil en el momento, tomar el recado, hacer hincapié en tu valor diferencial… Mil posibilidades para crear valor a tu negocio.
Por ello, con una oficina virtual contarás con un paquete de servicios adaptado a tus necesidades y solo pagarás por el servicio que recibas.
Espacio para reuniones
Cuando empiezas un proyecto resulta complicado encontrar un espacio para reunirse. Por ello, no es mala idea optar por esta alternativa provisional hasta que tu negocio esté rodando. De esta forma, podrás amortizar costes y ofrecer una buena presencia a tus invitados, pues siempre encontrarás tu sala de reuniones preparada para la necesidad de cada momento..
Además, este tipo de edificios cuenta con todos los servicios necesarios para hacer vida fuera del trabajo. Además de espacios para comer puede llegar a tener hasta gimnasio o salas para hacer deporte. Por otro lado, es posible encontrar catering y servicios de videoconferencia, entre otras muchas ventajas.
Tendrás todo lo necesario para cerrar nuevos proyectos, hacer seguimiento de aquellos que estén en curso y poder conquistar a todos tus clientes. Incluso, si lo necesitas, puedes adaptar tu rutina al teletrabajo y llevar a cabo reuniones virtuales con todo lo necesario. Encontrarás salas privadas, además de servicios de videoconferencia. Por ello, si viajas o necesitas un espacio, siempre encontrarás tu oficina accesible.
Trabajo en equipo
Quizás no tengas ninguna reunión importante, pero necesites un espacio en el que trabajar junto a tus socios, sea presencialmente o con parte de los miembros del equipo conectados mediante un equipo de video conferencia profesional. Las salas que puedes encontrar en un coworking son ideales para cualquier necesidad, y tienen precios realmente competitivos.
Pagarás por el tiempo que la uses evitando costes fijos mensuales, como ocurre con la mayoría de las oficinas.
Además, tendrás todas las facilidades necesarias para que podáis trabajar. Recuerda que cuando alquilas una oficina tienes un coste fijo, y no variable como en este caso, además de otros costes indirectos como la luz, el agua, mantenimiento, línea de teléfono, seguro, o la conexión a Internet. Con un espacio de este tipo podrás ahorrarte ese coste fijo y no pagarás esas cuotas hasta que crezca tu negocio y sea realmente necesario.
Por ello, si estás emprendiendo tu propio negocio, es interesante que te plantees la opción de elegir una oficina virtual para encontrar tu espacio de trabajo inicial. Las instalaciones son modernas y cuentan con todo lo necesario para que puedas hacer uso de ellas solo cuando las necesites. Sin duda, una excelente opción para lanzar tu start-up.
