Una oficina virtual es una solución innovadora que permite a las empresas trabajar en un entorno digital, con todos los servicios necesarios, sin necesidad de disponer de un espacio físico.
¿Qué servicios ofrece una oficina virtual?
Los principales servicios que ofrece una oficina virtual son los siguientes:
Domicilio social
Mediante este servicio las empresas pueden tener una dirección comercial y profesional situada en una ubicación de prestigio. Esto contribuye a ganar notoriedad y a atraer a nuevos clientes.
Gestión de correo
El proveedor del servicio se encarga de gestionar el correo y paquetería y de enviarla a la dirección señalada por la empresa.
Atención telefónica
Mediante este servicio, el proveedor se encarga de gestionar las llamadas de la empresa e,incluso, de redirigir las llamadas importantes de la empresa para que los clientes estén siempre atendidos.
Asistente administrativo
Existe la posibilidad de contratar un asistente que realice las funciones administrativas señaladas por la empresa.
Alquiler de espacios físicos
Mediante este servicio, las empresas pueden acceder a salas de reuniones, despachos o espacios de trabajo coworking, cuando lo necesiten de manera puntual.
Otros servicios
Algunos proveedores ofrecen otros servicios, como atención personalizada, gestión de agenda, soporte administrativo, reserva de viajes, asistentes virtuales, chatbots, etc.
A qué empresas beneficia una oficina virtual
Una oficina virtual ofrece multitud de posibilidades a todos tipo de empresas, tanto las de nueva creación como las que ya están consolidadas y es una solución es perfecta para las empresas que buscan optimizar su presencia profesional mientras disfrutan de la comodidad del trabajo remoto, como son las siguientes:
- Startups. Para este tipo de empresas, minimizar los costes es algo esencial y , además de ahorrar costos, una oficina virtual ofrece la oportunidad de operar en diferentes países, sin tener que abrir una delegación física en cada ciudad.
- PYMES y autónomos. Para los autónomos y las PYMES, la oficina virtual les permite ganar productividad y reducir costes.
- Empresas que quieran expandir su negocio o tener representación en el extranjero, sin asumir costos elevados.
- Empresas de e-commerce. Las tiendas en línea no requieren una ubicación física para sus operaciones. Sin embargo, necesitan tener un domicilio fiscal y comercial, así como disponer de asistencia telefónica, servicios que proporciona una oficina virtual para empresas.
- Oficinas virtuales coworking o de trabajo colaborativo para trabajadores remotos.
Ventajas de una oficina virtual para empresas
Este tipo de oficinas virtuales ofrecen múltiples ventajas y opciones a las empresas de todo tipo, independientemente de sus características y volumen de negocio. En un mundo cada vez más competitivo y complejo, supone una alternativa que proporciona la máxima flexibilidad para que un negocio se pueda adaptar con rapidez a los cambios, disminuyendo los riesgos y aumentando la rentabilidad. Por ese motivo, cada vez son más numerosas las empresas que apuestan por este modelo de negocio.
Las principales ventajas son las siguientes:
- Ahorro: La empresa no tiene que pagar los alquileres de los locales comerciales. Tampoco tiene que pagar gastos de mobiliario, suministros o mantenimiento.
- Apariencia más profesional.
- Gestión empresarial más flexible y centralizada: todos los servicios necesarios para el correcto funcionamiento del negocio son accesibles en línea y personalizables según las necesidades específicas de la empresa
- Privacidad: la dirección comercial virtual ayuda a proteger la dirección privada del empresario.
- Seguridad informática: los datos profesionales están más protegidos, incluso en caso de pérdida o robo del equipo.
- Mayor eficiencia y productividad
- Reducción de costos asociados con equipos físicos y materiales utilizados en una oficina tradicional;
- Mejora de la comunicación dentro de un equipo de trabajo.
- Favorece la expansión de las empresas a nuevos mercados y su visibilidad a nivel internacional.
- Ofrece la oportunidad de acceder a funciones avanzadas de colaboración y flujo de trabajo.
Oficina virtual para empresas, cuál elegir
Actualmente, la oferta de este tipo de oficinas es muy amplia en internet, por lo que puede ser difícil saber cuál elegir. Los elementos esenciales que hay que tener en cuenta antes de contratar con un proveedor de este servicio son los siguientes
- Ubicación: La ubicación del domicilio social es esencial para proporcionar una buena reputación a la empresa. Es preferible optar por un proveedor que ofrezca una ubicación en una zona céntrica y de prestigio. Por ejemplo, INSPIRA Workspaces pone a disposición de sus clientes la oficina virtual madrid situada en las calles de Atocha y de Abascal, en pleno centro de la capital.
- Servicios que ofrece el proveedor: Es importante asegurarse de que los servicios contratados son los que verdaderamente necesita la empresa.
- Precios: Comparar precios es un requisito que debe realizarse para garantizar que obedecen a los precios del mercado y que son equitativos con los servicios que la empresa ha contratado.
- Flexibilidad de contrato: En un mundo empresarial en constante cambio, es aconsejable tener un contrato flexible que permita a la empresa efectuar los cambios necesarios en función de los nuevos retos a los que deba enfrentarse.
- Reputación del proveedor. La reputación del proveedor es un requisito que hay que tener en cuenta para asegurar un servicio de calidad.
- Necesidades concretas de la empresa. Es preciso evaluar las necesidades del negocio y contratar los servicios de la oficina virtual en función de los mismos.
¿Y tú, estás interesado en contratar una oficina virtual en Madrid? En ese caso, contacta con nosotros. Estaremos encantados de atenderte y orientarte sobre los servicios que debes contratar según tu tipo de empresa, así como de asesorarte sobre los más adecuados para hacer crecer tu negocio.
