Bienvenidos todos a la “Era del Teletrabajo”. El uso de las nuevas tecnologías está ya muy extendido y utilizado por toda la sociedad. Sin embargo, bien es cierto que hay personas que no están tan habituadas al trabajo 100% on-line.
Este post está dirigido a mostraros una serie de aplicaciones y herramientas digitales para que os faciliten muchísimo más vuestro trabajo online, sobre todo si formáis parte de un equipo con más compañeros de trabajo donde la coordinación y colaboración son los pilares esenciales para la consecución de cualquier buen trabajo. En Inspira Workspace estamos muy habituados a trabajar con ellas, con lo que puedes consultarnos sobre cualquier duda que tengas.
#1. Para los que NUNCA nos acordamos de ninguna contraseña:
- 1 Password: la salvación a todos mis problemas es esta aplicación. Gracias a ella, puedes recopilar y guardar todas tus claves y contraseñas de todos los programas y aplicaciones que manejas en tu trabajo. De esta forma, no hace falta que andes apuntando tus contraseñas en cualquier papel (que siempre acaba perdido en algún recóndito lugar) ni hace falta que las recuerdes todas y cada una de ellas. ¡Gracias 1 Password!
#2. Para la organización y sincronización con el resto de los componentes del equipo de trabajo:
- Trello: esta herramienta es ideal para poner un orden en el trabajo que se está desempeñando a través del esfuerzo de varias personas que forman un equipo. Consiste en un board o tablero en el que podemos crear unos listados, y dentro de cada listado, una serie de acciones (cards). Para que quede algo más claro su funcionalidad, os pongo un ejemplo basado en cómo utilizo yo dicha aplicación en mi vida personal (sí, necesito una ayudita para mantener el orden en mi día a día). Yo he creado en mi tablero tres listas diferentes:
- Tareas Pendientes
- Tareas en Proceso
- Tareas ya hechas
Dentro de cada lista, escribo todas las cosas que:
- Tengo pendientes de empezar: llamar al servicio técnico para que me arreglen mi conexión inalámbrica.
- He empezado, pero aún no terminado: firmar el alquiler de mi piso y empadronarme en la ciudad.
- Ya he terminado: abrir una cuenta bancaria.
Esta herramienta permite seleccionar cada acción dentro de su correspondiente listado y desplazarlo entre las listas a medida que vayas comenzando y terminando de hacer tus tareas. Para la organización del trabajo de una sola persona es súper útil, pero cuando son muchas las manos que tocan un mismo proyecto, considero que esta herramienta es completamente fundamental para conocer el estado del trabajo y su progreso.
- Asana: esencial para una buena comunicación intra-equipo. Esta aplicación nos permite conocer qué es lo que el resto de integrantes del proyecto están haciendo. De esta forma, cada uno sabe cómo se está desempeñando el trabajo en las distintas tareas que lo forman. Parece algo complicado, pero es facilísima de utilizar.
- Calendly: en los casos en los que debemos realizar reuniones periódicas, esta herramienta viene realmente bien. Nos permite programar reuniones y conferencias en el calendario, permitiendo que nuestros invitados también programen las reuniones que crean convenientes. Comunicación y organización ante todo.
- Slack: a mí personalmente me encanta esta aplicación por la facilidad que nos ofrece a la hora de conversar entre los miembros del proyecto. Por compararlo con algo más usual, es como un grupo de WhatsApp de compañeros de curro pero muchísimo más profesional, obviamente. Con él, podemos olvidarnos del mailing tradicional (copia pega a todos los miembros). En lugar de esto, escribimos el mensaje en Slack y conseguimos llegar al instante a todos los receptores del mismo.
- Dropbox y Google Drive: ambas herramientas están dedicadas al almacenamiento de archivos y documentos en un mismo espacio, al que pueden acceder todos los componentes del equipo, realizar cambios, subir o descargar otros archivos, etc. Además, puedes acceder a dichas plataformas desde cualquier lugar del mundo en el que te encuentres.
#3. Para los teleconferencistas:
- Zoom/WebEx: Estas dos herramientas las utilizamos en Inspira Workspace, aunque últimamente estamos decantándonos más por Webex, pues ante la saturación que está sufriendo la red con la crisis del coronavirus, Webex está teniendo un comportamiento mejor. Se crea una sala virtual y todos los miembros que desees (hasta 50) tienen acceso a ella. La calidad tanto de imagen como de sonido son óptimas. Desde Inspira hemos dado acceso a nuestros clientes a nuestra cuenta corporativa de Webex de forma gratuita. La idea es que puedan mantener reuniones de trabajo con el resto de su equipo estando cada uno en su domicilio.
- YouTube Live: lo que viene a ser videos en directo a través de YouTube. Simplemente debes compartir con tus compañeros la URL que el programa te facilitará y fin. Incluyo esta herramienta debido a que hay muchísimos profesores de Gimnasios que se han visto incapacitados para continuar impartiendo sus clases en dichas instalaciones. Bueno, y a mí que me encanta el mundo de Instagram os diré que no había visto tal cantidad de directos en la vida: tutoriales en directo de maquillaje, clases en vivo de zumba, creación paso a paso de una sabrosa paella a la valenciana, incluso sesiones de DJ’s pinchando desde sus casas, … De todo. También puede ser una buena opción para seguir impartiendo tus clases o dotando de tus conocimientos a alumnos, compañeros o simplemente, curiosos y personas aleatorias a las que les has llamado la atención.
#4. ¿Y si necesito firmar y escanear algún documento? A continuación, os dejo dos aplicaciones que a mí me han salvado la vida muchas veces por su utilidad, comodidad y rapidez.
- Adobe Fill & Sign: esta es una App que puedes descargar en tu teléfono móvil en cuestión de segundos y que te permitirá firmar cualquier tipo de documento. Primero, te pide que dibujes la rúbrica de tu firma, convirtiéndola en una especie de “imagen” que tú puedes insertar en cualquier parte de dicho documento. Viene genial cuando debemos firmar algún contrato y queremos agilizar los procesos. Además, estando cada uno confinado en nuestras casas, ¿qué otro remedio tenemos?
- Camscanner: igual de cómoda y útil que la aplicación anterior, Scamscanner nos permite escanear los documentos que necesitemos a través de su descarga en nuestro Smartphone. Tan sencillo como fotografiar el documento en cuestión y el propio programa crea una imagen de gran calidad eliminando las luces y sombras que se crean en una foto y recortando la imagen a ras de los bordes del papel (realmente parece un escaneo real).
Espero poder haberos ayudado y que gracias a estas increíbles y prácticas herramientas consigáis realizar vuestro teletrabajo con el mayor éxito posible! El equipo Inspira os desea muchísimo ánimo y fuerza para estos días que, con el esfuerzo de todos, terminarán lo antes posible.
¡Espera un segundo! Encontré este vídeo, creado por el Centro de Formación de Alto Rendimiento Y Tecnología (KeepCoding), que nombra muchas de estas aplicaciones que te he explicado. Échale un ojo si quieres, todos sabemos que la información cuanto más visual, más clara nos queda 🙂
