¿Qué es una oficina virtual?
Una oficina virtual es una alternativa que tienes a tu alcance y te ofrece numerosas ventajas. Se trata de un espacio en el que puedes llevar a cabo las mismas actividades que en un centro de trabajo convencional, con la salvedad de que no necesitas unas instalaciones propias ni tampoco tener presencia física en ellas.
Nos referimos a una opción ideal para contar con una domiciliación social y que tu negocio esté siempre atendido, sin la necesidad de tener que volcar tus recursos y tus esfuerzos en ello. Podrás tener un teléfono local y una dirección comercial privilegiada, y todo ello hará que puedas minimizar los costos que exige mantener una estructura física.
Además, la oficina virtual te brinda una amplia variedad de servicios de apoyo, lo cual se traduce en una mejora de tu imagen de empresa. Podrás dirigir tu compañía desde cualquier parte del mundo y tendrás a tu disposición despachos y salas de reuniones en situaciones puntuales en las que te resulte necesario.
Ahorro de costes frente a la domiciliación social convencional
Gracias a estos virtual workplaces, anglicismo con el que también se conocen, tu ahorro será considerable. A diferencia de lo que sucede con la domiciliación social convencional, al no tener un recinto laboral físico en propiedad o arrendado no tendrás que hacer frente a los gastos que estos acarrean.
De este modo, podrás olvidarte de pagar alquiler, facturas de agua y luz, conexión a Internet, sistemas de alarmas, servicio de limpieza y mantenimiento, hardware de red, seguros y licencias, etcétera. También te librarás de tener que efectuar la inversión inicial para reformar las instalaciones, adquirir el mobiliario y todo lo demás.
Sin olvidar, por supuesto, la reducción de costes en personal laboral, pues no es necesario que contrates a alguien para recibir visitas, preparar las salas de reuniones, gestionar proveedores, atender llamadas telefónicas, recepcionar y repartir la correspondencia, archivar, imprimir o enviar documentos y otras acciones rutinarias de ese tipo.
¿Cómo funciona una oficina virtual?
Aunque existen diferentes variantes, dependiendo de los servicios que decidas contratar, en la práctica un workspace funcionará como una oficina propia, con la diferencia de que podrás trabajar desde casa. Tras un mínimo desembolso inicial y una cuota previamente fijada, disfrutarás de un sinfín de privilegios.
En este espacio dentro de la red podrás disponer de todo lo que necesitas para brindar la mejor atención a tus clientes. Aplicaciones y programas de gestión, software específico y acceso a toda la información que atañe a tu empresa. De este modo, aumentarás tu productividad con el menor gasto posible. Además, entrarás a formar parte de una una comunidad que te ayudará a crecer, se te abrirán las puertas de una inmensa red de contactos de calidad. En la comunidad podrás encontrar aliados que te ayuden a aumentar tu cartera de clientes, y poder establecer colaboraciones con otros profesionaes para ampliar tu portafolio de servicios.
Otras ventajas que te proporcionan las oficinas virtuales
Como ya has podido ir comprobando, las oficinas virtuales te proporcionan muchas ventajas. No solamente el ahorro de tiempo y dinero que supone y del que ya te hemos hablado. O contar con una cartera de servicios muy completa. También otros aspectos que harán que tu negocio genere confianza y transmita seguridad y profesionalidad a tus clientes.
Por ejemplo, tendrás la garantía de que tu oficina estará siempre atendida por personal cualificado. Disfrutarás de una dirección de correspondencia en un lugar privilegiado y podrás empezar a operar desde el primer momento sin preocuparte de cuestiones logísticas o administrativas. Lo cual es perfecto si eres trabajador autónomo o acabas de emprender tu aventura empresarial.
Además, gracias a estos espacios virtuales de trabajo podrás ofrecer a tus clientes atención personal con un horario de visitas de hasta 12 horas. Asimismo, gozarás de una gran flexibilidad para desempeñar tu actividad, ya que no tendrás por qué estar anclado a unas instalaciones físicas y podrás gestionar tu negocio en el momento del día que te convenga.
Al no tener que ocuparte de estas tareas rutinarias, podrás dedicar tu tiempo a otras actividades más importantes. Eso se traducirá en un aumento de la productividad. Y si en algún momento necesitas reunirte con tus socios o con tu equipo de trabajo, tendrás a tu disposición un despacho o sala de reuniones donde hacerlo. Pagarás, por supuesto, únicamente por el tiempo que lo necesites. Si has decidido teletrabajar, pero en casa surgen imprevistos (obras en el piso de abajo, un recién nacido, una visita familiar que ocupa tu espacio de trabajo…), siempre podrán usar un espacio por horas o días para resolver la coyuntura
¿Qué servicios prémium pueden ofrecerte estos espacios en la red?
Los espacios laborales virtuales se han convertido en una opción cada vez más demandada, dadas las circunstancias por las que nos estamos viendo obligados a pasar. La crisis sanitaria de COVID-19 ha acelerado el proceso de transformación de numerosas compañías hacia la digitalización.
El teletrabajo, pues, se postula como un método de presente y de futuro que estas oficinas en la red facilitan enormemente. Principalmente por algunos de los servicios prémium a los que tendrás alcance. Por ejemplo, puedes delegar la gestión de tu estrategia de marketing digital o, incluso, la de tu merchandising. También la logística, como el envío y la recepción de paquetería, o incluso la gestión de tu tienda online!.
En realidad, dispones de la opción de personalizar tu paquete de servicios, pues la carta es amplia y variada: asesoría financiera y jurídica, secretariado, soporte informático… Manejarás más recursos de los que podrías permitirte en el supuesto de que trabajases en una oficina tradicional. Y todo ello con un coste muchísimo menor y un nivel de eficiencia máxima.
Una buena forma de impulsar tu negocio
Todos estos beneficios te ayudarán a impulsar tu negocio y a conseguir una mayor rentabilidad. Las oficinas virtuales favorecen la internacionalización. Asimismo, te resultará bastante más fácil relacionarte con profesionales de distintos sectores con los que podrías generar sinergias.
De esta forma, tus tentáculos llegarán aún más lejos y tu cuenta de resultados crecerá como la espuma. Podrás ofrecer a tu clientela un servicio de mayor calidad. Al reducir gastos y aumentar la productividad, empezarás a comprobar cómo tu volumen de negocio se dispara y tu credibilidad se multiplica.
En conclusión, una oficina virtual te brinda muchas posibilidades de las que puedes aprovecharte para mejorar en todas las áreas. A diferencia de las opciones más tradicionales, brindarás una mejor atención y servicio realizando un desembolso insignificante en comparación con el que tendrías que hacer si contases con unas instalaciones físicas propias. Son razones más que suficientes para apostar por esta alternativa de futuro hacia la que camina con paso firme el mundo empresarial.
