“¡Oh, no! Acabo de recibir las credenciales para acceder a una reunión por videoconferencia importante y me da miedo que algo salga mal. ¿Podré hacerlo desde casa con mi ordenador?”.
“Tengo una reunión importante y no estoy seguro de contar con los requisitos técnicos necesarios para poder realizarla. Además, a veces pierdo conexión WIFI”.
“El jueves a las 17:00 tengo una videoconferencia importante y justo a esa hora llegan los niños del cole, ¿Dónde me meto?».
¿Te suena de algo todo esto? Seguramente ya habrás tenido que lidiar con ese tipo de situaciones, pero si eres una de esas personas que aún no se ha visto en este dilema, no te preocupes, vamos a intentar arrojar un poco de luz ante tanta oscuridad.
Hasta hace poco, las videoconferencias formaban parte únicamente de las series de televisión o de las películas, pero poco a poco se han ido convirtiendo en una realidad cada vez más habitual en el mundo de los negocios. Si eres un ferviente seguidor de Los Simpson, seguro que recordarás aquel capítulo en el que Homer Simpson se conectaba por videoconferencia con su familia, allá por el año 2003. Y es que, en los últimos años, esta herramienta de comunicación online ha vivido una auténtica revolución, convirtiéndose en un elemento estratégico esencial para todo tipo de empresas.
Son múltiples las posibilidades que ofrecen las videoconferencias a todas las organizaciones y autónomos, destacando especialmente la posibilidad de mantener las relaciones con otras personas, fundamental en estos tiempos que corren. En este enlace podrás ver una comparativa sobre las herramientas gratuitas más utilizadas. La capacidad de mantener conversaciones cara a cara con esas personas en cualquier parte del mundo de manera rápida, sencilla, eficaz y asequible incrementa también las oportunidades de negocio y las colaboraciones.
Por suerte o por desgracia, el COVID nos ha traído el futuro de las comunicaciones al presente, adelantando en el tiempo un proceso al que sin duda estábamos abocados, pero para el cual no estábamos aún del todo preparados. De la noche a la mañana, nos hemos visto encerrados en casa, confinados durante mucho tiempo y sin la posibilidad de desplazarnos libremente, así que nos hemos visto en la necesidad de informarnos, formarnos y aplicarnos, para poder seguir relacionándonos y continuar siendo competitivos. Un claro ejemplo de que “la necesidad hace a la vieja trotar”, como dice el refrán.
Dada la situación en la que nos encontramos actualmente y ante la imposibilidad de continuar con nuestros hábitos y costumbres como de manera habitual, poder contar con una herramienta así tiene principalmente dos ventajas:
Ahorro de tiempo
Hay muchos profesionales que han acogido con agrado el sistema de las videoconferencias por el ahorro de tiempo que supone. En muchos casos, ha supuesto la solución a sus problemas, puesto que permite conciliar la vida laboral con la personal. Hablamos de personas con cargas familiares importantes, al cuidado de niños a cargo, pluriempleados o que se ven obligados a desplazarse de una oficina a otra de manera habitual, por ejemplo. El ahorro de tiempo que supone en desplazamientos es brutal. Quizá no sea una práctica que sustituya completamente a las reuniones presenciales convencionales, pero sí que es interesante empezar a utilizarla como una maravillosa alternativa en determinadas circunstancias o de manera puntual.
Disminución de los costes de los desplazamientos
Otro aspecto muy importante que considerar es la disminución de los costes y el ahorro en los desplazamientos de todos los asistentes. Si ponemos el ejemplo de una junta directiva integrada por 15 socios, que se reúnen una vez al mes y que residen en diferentes ciudades, ya te podrás imaginar el ahorro que supone en cuanto a transporte, dietas y alojamiento, sin analizar con mayor detenimiento el conjunto de gastos que podrían generarse realmente. En una época tan convulsa como la que estamos viviendo, en la que muchas empresas han reducido drásticamente sus ingresos, cualquier tipo de ahorro debería ser bienvenido. Sin embargo, las videoconferencias creemos que nunca podrán sustituir a las reuniones presenciales, sí que son un buen complemento, pero el contacto personal es insustituible. Es habitual que en una videoconferencia se reduzca la interacción, algunos miembros no participen o aumenten las distracciones, por ejemplo, por lo que resulta complicado entablar relaciones más personales. A continuación, tienes un video muy entretenido donde te damos algunos consejos para mejorar tu experiencia en una videoconferencia:
Pues bien. Ya hemos avanzado en el tiempo, empezamos a utilizar todas las aplicaciones y programas que empiezan a dar este servicio y nos parece estupendo, sobre todo cuando se trata de una conversación informal con familiares y amigos. Sin embargo, cuando se presenta la necesidad de adaptar todas estas herramientas al ámbito laboral, es cuando comienzan a surgir dudas. Como decíamos al principio de este post:
“¿Tengo un buen equipo técnico para poder asistir a la reunión sin perderme ningún detalle?”
“¿Perderé la conexión en el momento clave de la misma?”
“¿Dispongo en casa de un despacho o de una zona habilitada para ello?”
Y lo más importante:
“¿Puedo entrar a una reunión con todas las garantías de que daré una buena imagen y de un modo profesional?”
Es en este punto cuando tienes que plantearte seriamente qué lugar es el más apropiado para llevar a cabo una reunión, sobre todo si no quieres llevarte ninguna sorpresa desagradable. Si no tienes un estudio o una zona habilitada y adaptada para poder afrontar una reunión por videoconferencia con garantías, es imprescindible que encuentres un lugar que esté preparado para ello. Justo aquí es donde aparecen en escena los centros de negocios o centros de coworking, perfectamente preparados para las nuevas necesidades que se están demandando en el mercado. También es cierto que existen otras alternativas, pero elegir un centro de coworking para tu videoconferencia, sin duda, será la decisión más acertada de todas.
En Inspira Workspaces no sólo nos avala nuestra dilatada experiencia, también llevamos más de 20 años acompañando a todo tipo de profesionales en su camino, adaptándonos en todo momento a los cambios y a las tendencias del mercado, así como a las solicitudes y exigencias de nuestros clientes. Tenemos dos sedes muy bien localizadas, una en el distinguido distrito de Chamberí, en el corazón financiero de la ciudad y muy cerca del Pº de la Castellana (ABASCAL), y otra muy cerca de la estación del AVE de Atocha, en Pº de las Delicias (ATOCHA), para que puedas elegir la que mejor te venga, así como una amplia variedad de salas de reuniones que, a buen seguro, harán las funciones perfectamente.
Todas nuestras salas no sólo están perfectamente equipadas para su uso, sino que además podrás contar con un fantástico equipo de videoconferencia de última tecnología en caso necesario, para que puedas asistir a cualquier reunión que te surja con todas las garantías.
Además, disfrutarás de una conexión a internet profesional sin posibilidad de cortes, silencio, portátiles por si los necesitas, proyectores, flipchart para poder mostrar diagramas e incluso servicio de cafetería en sala para que no te falte de nada.
Ten en cuenta que hacer una videoconferencia en un centro de negocios no sólo te aporta seguridad, tranquilidad, categoría y clase, entre otras cosas, sino también capacidad de respuesta ante posibles imprevistos, atención personalizada por parte del personal del centro, soporte técnico, apoyo administrativo en caso necesario y otro tipo de gestiones que pudieran hacerte falta en el momento clave. Un auténtico lujo.
No te preocupes por la seguridad, todas nuestras salas están equipadas con dispositivos de plasma iónico que eliminan el 99,9% de todos los virus y bacterias. En este post sobre el aire filtrado en nuestros salas de reuniones y oficinas, tienes más información al respecto.
Además, trabajamos con varias versiones profesionales de programas de videoconferencia (WEBEX, TEAMS y MEET), con lo que podemos organizar tu reunión para que salga todo perfecto. Nos podemos encargar de invitar a todos los asistentes, enviarles una encuesta, organizar una votación, crear varias salas, organizar reuniones de realidad virtual o crear salas de espera para que los asistentes puedan tomarse un respiro o comentar algo con otros asistentes de forma más privada. Consúltanos sin compromiso, ¡las posibilidades son infinitas!
Conclusión
Dicho todo esto, podríamos concluir el post diciendo que las videoconferencias mejoran la eficiencia, la productividad y la toma de decisiones en general, que han supuesto un avance tecnológico para la sociedad, que suponen un ahorro de tiempo y una disminución de costes, pero un uso indebido de las mismas puede ser contraproducente, además de tener limitaciones. Por tanto, tienes que elegir minuciosamente y con esmero el lugar más adecuado para el desarrollo de las mismas, siempre que quieras transmitir una imagen formal de profesionalidad y prestigio. En Inspira Workspaces estaremos encantados de poder ayudarte y, por supuesto, será un placer para nosotros poder atenderte.
¡Buena suerte y hasta pronto!
