Yo cada día me sorprendo más con la inmensa variedad tipológica de reuniones y eventos que existe. Desde que trabajo en Inspira Atocha Centro de Negocios, tengo la gran suerte de organizar encuentros de lo más variopintos y diferentes.
Es entonces cuando te das cuenta de que cada reunión requiere necesidades que nada tienen que ver unas con otras. Por ello, es súper importante saber satisfacer dichas necesidades para que el encuentro pueda desarrollarse con el mayor éxito posible.
En este post os explicaré, bajo mi experiencia, los tipos de salas y espacios que debemos adecuar para cada tipo de evento (o de unos cuantos, dado que es eterna la lista de clases de encuentros y celebraciones). Las características de una sala dependerán tanto de el número de personas que deberá albergar, del carácter de dicha reunión (si es más privado, se tendrá en cuenta su intimidad, espacios no acristalados, etc.), la iluminación, la disposición del mobiliario o, por otro lado, que no se necesite mobiliario alguno, etc.
Pero bueno, lo primero que tenemos que tener en cuenta es el número de personas que asistirán a la reunión. En nuestro centro contamos con seis salas de diferentes tamaños. Os las nombro de menor a mayor cabida:
Para un número de personas de hasta 8 asistentes:
- Botánico: para reuniones más pequeñitas, ideal para cuatro personas.
- Retiro: también muy adecuada para cuatro personas, algo más íntima y suele ser utilizada con frecuencia para reuniones internas de empresas o para la realización de entrevistas.
- Recoletos: con vistas al exterior, ideal para albergar a un grupo de 6 u 8 personas. Perfecta para reuniones bañadas con una bonita luz natural y, al igual que Retiro, para llevar a cabo entrevistas. De hecho, tengo un amor especial por esta sala ya que fue donde llevé a cabo mi entrevista para poder formar parte del equipo Inspira Atocha (¡y funcionó! ^^).
- Prado: para reuniones de mayor tamaño, tenemos esta sala que además nos ofrece la comodidad de permitir organizarla en diversos formatos, como reunión, teatro o en forma de U. Muy buena decisión en el caso que necesites proyectar alguna presentación.
Para un número de personas de hasta 16 asistentes:
- Neptuno: a esta sala de grandes ventanales se accede a través de una bonita puerta de cristal. Al igual que Prado, se puede montar en diferentes formatos, dependiendo del carácter del evento. Está especialmente diseñada para reuniones medianas.
- Delicias: nuestra sala más versátil, siempre es una muy buena opción para muchísimos tipos de reuniones, como presentaciones, formaciones, proyecciones o dinámicas de grupo.
Para un número de personas de hasta 28 asistentes:
Pero, lo más especial de nuestras instalaciones es que, de la unión de unas salas con otras, creamos tres espacios completamente distintos y que son los más reclamados por nuestros clientes más exigentes.
- Espacio Inspira: ¿qué ocurre si nos cargamos las pareces que unen la sala Retiro y la sala Recoletos? Pues que nos encontramos con nuestra joya de la corona: el Espacio Inspira. Concretamente, a mí esta sala me encanta. Entra una luz preciosa a través de los altos ventanales, con vistas a una de las arterias más importantes de todo Madrid; el Paseo de las Delicias, siempre a rebosar de vida de los viandantes entrando y saliendo de cientos de comercios y demás tiendas.
Otra de sus características que me encanta es que está situada junto a la recepción, por lo que es súper cómoda en cuanto accesibilidad y para solicitarnos a nosotras cualquier cosa que necesites, ya que nos tienes justito al lado.
- Espacio Contemporáneo: de la unión de Prado y Neptuno, obtenemos nuestro luminoso Espacio Contemporáneo. Está pensado para albergar a un grupo grande de asistentes y permite una increíble variedad de disposiciones y formatos.
Es tan versátil que, de verdad, no se me ocurre un tipo de evento que no se haya celebrado en dicho espacio. Y no exagero. La pasada semana, sin ir más lejos, se reunieron aquí un grupo de profesionales del maquillaje. Montamos la sala en escuela, ya que era una formación, y colocamos una silla reclinable al frente para que los alumnos pudieran observar las demostraciones que aplicaban a la modelo ahí sentada. A mí me dieron mil ganas de entrar y practicar con ellos.
Para un número de personas de hasta 60 asistentes:
- Espacio Arte: y llegamos a la más grandiosa de nuestras salas. Está formada por la unión entre las salas Prado, Neptuno y Delicias. Es el espacio de las conferencias y formaciones por excelencia, admite un sinfín de posiciones: con o sin mesas, con o sin sillas. Mesa de catering, servicio de ordenadores portátiles si lo desean.
Muchas veces, cuando mi compi y yo estamos abriendo los panes de las tres salas para organizar el Espacio Arte, siempre que la dejamos bien preparada para el evento, acabamos diciéndonos la una a la otra: esta sala tiene algo especial, algo mágico. Y os prometo que no sé qué es, pero transmite una sensación de elegancia y simetría alucinante.
Por otro lado, por muy luminosa, por muy cómoda o por muy bonita que pueda ser una sala, entendemos perfectamente que pasarte ahí encerrado todo el santo día puede llegar a ser un pelín cansino. Por eso, cuando algún cliente solicita recibir con nosotros el servicio de Coffee Break o Lunch, convertimos una sala a parte llena de mesas y sillas en un espacio completamente vacío, a excepción de una mesa enorme llenita de deliciosos platos. De esta forma, los asistentes pueden salir de la sala, estirar las piernas, cambiar de aires, relacionarse entre ellos charlando, tomarse un refresco y degustar nuestro servicio de catering (que después de varias horas con el estómago vacío, se coge con muchas ganas).
Pues eso, que en la versatilidad y adaptabilidad se encuentra la clave para poder satisfacer cualquiera de las necesidades del cliente, que no siempre son las mismas. Recuerdo una vez, a modo de anécdota, que comentábamos en recepción que al día siguiente iba a venir un grupo de fumadores para realizar una sesión de hipnosis para terminar con su adicción al tabaco. Yo me reí: “Claro, y luego nos los encontramos a todos hipnotizados o dormidos en la sala, ¿no?”. Entonces, mis compis me miraron serias y me dijeron: “De verdad que mañana viene un hombre que practica la hipnosis para dejar de fumar”. Me quedé alucinando. Pero así era. Por el carácter de la reunión, no eran necesarias mesas. Simplemente colocamos unas cuantas sillas formando una O y otra silla en el centro para el “profesional hipnótico”. Sin embargo, otras muchas veces, las necesidades de una reunión requieren de mesas en posiciones específicas, un gran número de sillas, mesas de catering, pantallas de proyección hasta incluso Roll-Ups enormes con el nombre de la empresa organizadora, por ejemplo.
Así que a eso me refiero con que cada reunión es un mundo.
Para finalizar, acordándome de que muchos de vosotros, seguramente, estéis organizando una futura reunión de trabajo, me ha parecido buena idea dejaros este brevísimo vídeo, creado por la Comunidad Digital de Emprendedores; Tribu Digital, que nos da una serie de consejos a seguir para que nuestra reunión sea todo un éxito. De la adecuación de la sala para llevar a cabo vuestro encuentro, el equipo Inspira Workspaces se encarga:
Me despido hasta la próxima animándoos a que, si os ha entrado un poquito de curiosidad por saber cómo son nuestras salas, nos hagáis una pequeña visita. Ya sabéis que estaremos más que encantados de mostraros todo lo que queráis saber y ayudaros en absolutamente todo lo que podáis necesitar.
